Los 3 puntos claves para gestionar tu departamento de compliance

Las “empresas de homologación de proveedores” están especializadas en el proceso para validar las capacidades, actividades y recursos que ha de tener una empresa o particular para suministrar determinados productos o servicios. Una empresa debe homologarse para garantizar la calidad de sus servicios; de esta manera, inspirará confianza y seguridad a sus clientes. Además, la homologación es garantía de fiabilidad y compromiso, puesto que lleva consigo estar dispuesto a  someterse al análisis de un tercero.

¿Qué áreas analizan las empresas para la homologación de proveedores?

Cuando hablamos de empresas epecializadas en la gestión de proveedores debemos saber qué áreas y aspectos del funcionamiento de la empresa en cuestión se analizan:

Gestión de calidad: informa de los procedimientos utilizados para el control de la calidad, manuales, registros, instructivos, etc.

Gestión comercial: es imprescindible la revisión de los acuerdos, políticas comerciales, licitaciones o cualquier acuerdo que pueda tener la empresa.

Responsabilidad social: es importante valorar si la empresa analizada es una compañía socialmente responsable y desarrolla voluntariamente acciones con el objetivo de alcanzar una mejora social, económica y medioambiental del entorno en el que desarrolla su actividad.

Gestión operativa: consiste en el análisis y comprobación los recursos tecnológicos y humanos disponibles en la empresa a homologar, con el fin de comprobar si podrá garantizar la ejecución de los servicios que ofrece.

Gestión de la salud, medioambiente y seguridad: es necesario cerciorarse del obligado cumplimiento de si la compañía cumple los estándares de seguridad y salud laboral (formación en PRL, exámenes médicos, medidas de seguridad e higiene en el puesto de trabajo, ergonomía, etc.  El cumplir con estos requisitos es crucial para el desarrollo de cualquier actividad empresarial.

Es necesario contar con un software de homologación de proveedores

El uso de un “software de homologación de proveedores” es básico para una gestión eficiente, puesto que pone al servicio de las empresas información actualizada y verificada. La implementación de un sistema informático eficaz es fundamental para agilizar la gestión de la documentación, así como para facilitar la toma de decisiones comerciales. Además, la evaluación sistemática de la actividad de los proveedores permitirá identificar las situaciones de riesgo, algo crucial para ejecutar acciones correctivas a tiempo. Asimismo, proporciona información para potenciar el desarrollo, la innovación, el compromiso y la fiabilidad de los proveedores.

Este software debe ser capaz de dar un servicio de gestión documental sencillo de utilizar y con una interfaz intuitiva para que el acceso a la información sea rápido e inequívoco.

La política de “compliance de proveedores”

La política de “compliance de proveedores” es la que verifica el código de conducta aplicado a todas las figuras que actúan en representación de una empresa. De esta manera se exige el cumplimiento normativo de los proveedores conforme a las leyes vigentes. Además, se tienen en cuenta políticas de anticorrupción en materia de pagos, políticas de sanciones para la importación, exportación y fabricación de productos, mercancías y tecnologías, así como políticas de reporte de Compliance.

El Compliance sirve para identificar el riesgo de incumplimiento de las normas para actuar a tiempo. Además, con un buen “software de compliance de proveedores” se puede prever y controlar esta situación. La solución para la gestión de proveedores permite la gestión informatizada online de toda la documentación e información necesaria y personalizada de cada empresa.

También se crean plantillas de recogida de información y la configuración de normas para que la información sea debidamente actualizada y automatizada. Asimismo, se garantiza la seguridad de los pagos evitando cualquier responsabilidad subsidiaria y futuras reclamaciones. En resumen, permite garantizar el cumplimiento normativo de los proveedores gracias a la posibilidad de contrastar la documentación más actualizada.

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