La factura electrónica, una herramienta al servicio del negocio

La e-factura se impone frente a la tradicional de papel y se estima que en 2025 será el modelo de facturación imperante en el mundo. Las razones son poderosas: menores costes, mayor productividad, seguridad y eficiencia.

La facturación electrónica es la respuesta a un mundo digital y multicanal y, en ocasiones, un requisito necesario para cumplir con la legislación, como sucede en España con la Ley 25/2013 que regula las relaciones comerciales entre la Administración Pública y sus proveedores y que exige este tipo documento para las empresas que contraten con el Sector Público desde el año 2015.

Sus beneficios son muchos: menor número de errores, reducción de las probabilidades de falsificación; localización, almacenamiento y custodia más ágiles; mayor cumplimiento de políticas, reglas y procedimientos; una mejora de los flujos de trabajo en departamentos como Administración y Contabilidad, así como un menor impacto ambiental al eliminarse el papel, entre otras ventajas.

La facturación “sin papeles” puede significar también una ventaja competitiva de negocio si se sabe aprovechar la información para tomar decisiones a partir del análisis de los valiosos datos que se manejan, como, por ejemplo, el número de transacciones por cliente, la frecuencia y el volumen de compra, los plazos de pago habituales, etc.

Sin embargo, la evolución hacia este sistema puede ser lenta ya que no solo depende de la propia empresa, si no de los proveedores que envían las facturas, en unos casos digitales y, en mayor medida, físicas.

Para solucionar esta demanda Nalanda cuenta con un avanzado sistema que permite recibir y emitir todas las facturas y albaranes de forma electrónica. El servicio recibe facturas tanto físicas como digitales, las valida (no todas las facturas digitales son legales) y las procesa siguiendo las directrices homologadas por la AEAT.

El sistema tiene múltiples ventajas:

• Reduce papel, costes de envío y espacios físicos de almacenamiento
• Te permite en todo momento conocer el estado de tus facturas y albaranes conociendo si están emitidas, aceptadas, si hay que rectificar algún dato, etc.
• Todo estará en un mismo formato y de forma accesible y te hará ganar tiempo accediendo a toda esa documentación con un simple toque de ratón.
• Todo se integrará en tu sistema de facturación vía XML o en el sistema qye use tu empresa.
• Cumplirás con las exigencias de la Administración, pues este tipo de procesos se adapta  las normativas de la AEAT y de la Unión Europea.

Solo con este sistema se consigue funcionar en la empresa como si todas las facturas recibidas fueran digitales y aprovechar con ello las ventajas que en el futuro se tendrán cuando realmente todas las facturas sean digitales y legales.