Consecuencias de no llevar a cabo el registro de jornada digitalizado

El registro del horario laboral se ha convertido en un tema de debate para las empresas.  Esto se debe a las constantes modificaciones a las que está siendo sometido el Real Decreto-ley 8/2019.  Y es que, desde la entrada en vigor de la normativa que lo regula, las compañías deben garantizar que los registros estén completos y actualizados. Sin embargo, muchas organizaciones todavía no disponen del registro de jornada digitalizado, lo que genera riesgos y desafíos importantes en términos de cumplimiento legal y gestión de riesgos laborales.

Hasta ahora la normativa no establecía una modalidad específica para el registro y cualquier sistema o medio era válido. Pero, el último borrador de la ley de reducción de jornada laboral remitido por el Ministerio de Trabajo a patronal y sindicatos modifica en cierta medida esta normativa. De esta manera, el control horario digital sería la única opción válida que entraría en vigor antes de finalizar el 2024.

El registro de jornada no digitalizado: ¿un riesgo evitable?

Aunque la normativa no prohíbe expresamente el uso del registro de jornada en papel, seguir utilizando este método conlleva riesgos y consecuencias. En primer lugar, el control en papel dificulta el acceso inmediato a la información por parte de la Inspección de Trabajo, lo que puede ser interpretado como una obstrucción a la vigilancia laboral. Además, la conservación de estos documentos por el período de cuatro años que exige la normativa demanda una gestión administrativa costosa y propensa a errores. Las empresas que siguen utilizando el registro de jornada en papel se enfrentan a riesgos como:

• Pérdida de información: El formato físico está expuesto a deterioro o extravío de los documentos. Esto puede derivar en sanciones por falta de cumplimiento.
• Inexactitud de los datos recogidos: La manipulación de registros en papel es más probable. Podría dejar espacio a inexactitudes en las horas trabajadas.
• Falta de trazabilidad: Ante una inspección, los registros en papel pueden resultar difíciles de revisar y pueden no ofrecer la transparencia que exige la ley.

Para evitar todo esto, la solución más efectiva es la digitalización del control horario a través de un software. Sin embargo, la implementación de un sistema de registro digital de la jornada, a su vez trae consigo determinados retos.

Retos y soluciones de la implementación del registro de jornada digital

Uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas -particularmente las pequeñas y medianas- es la implementación de sistemas de registro horario digitales. Y es que estos requieren una inversión en tecnología, además de tiempo para la capacitación de empleados y la adecuación de los procesos internos. Además, sectores con jornadas irregulares, como la hostelería o el agrícola, han señalado la dificultad de cumplir con la normativa sin flexibilidad adicional​.

Pero, tranquilo, no estás solo. Para garantizar el correcto cumplimiento de la normativa y facilitar su adopción, existen varias estrategias y herramientas a tener en cuenta:

1. Adopción de sistemas digitales: El uso de aplicaciones y software de control horario permite automatizar el registro, reducir errores y facilitar el acceso remoto a los datos. Estos sistemas son más eficientes que el registro de jornada en papel.

2. Formación y sensibilización: Las empresas deben realizar campañas de sensibilización sobre la importancia del registro horario y ofrecer formación tanto a sus empleados como a los encargados de gestionar el sistema.
3. Herramientas integradas de gestión: Soluciones como 6conecta, que permiten gestionar el control horario de forma digital y en tiempo real, ayudan a las empresas a simplificar el proceso, mejorar la trazabilidad y evitar sanciones​.

Sin lugar a duda, el registro de jornada en papel ha quedado obsoleto frente a las exigencias normativas actuales. Sabemos que en este proceso complejo necesitas un aliado que ofrezca soluciones tecnológicas. Por eso, Software PRL Colaborativo, solución del Grupo Once For All, se ha posicionado como una herramienta indispensable para el cumplimiento de la regulación de registro horario y del conjunto de la Prevención de Riesgos Laborales.

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