Compliance de proveedores; más vale prevenir que curar

Sobre el compliance y la homologación de proveedores hemos hablado mucho; y seguramente lo más acertado sea decir que más vale prevenir que curar.

En este post queremos abordar las implicaciones y riesgos que tiene la falta de cumplimiento normativo en la cadena de suministro y subcontratación, no solo para nuestra empresa, sino para todos los implicados.

Nuevas prácticas y normas para nuevos tiempos

Vamos a poner un caso hipotético: la compañía X subcontrata los servicios de una asesoría legal y fiscal independiente para externalizar esa parte del negocio. En un momento dado, la entidad subcontratada realiza una manipulación ilegal en las cuentas que benefician a su cliente. Hace 20 años, si las autoridades hubiesen descubierto la infracción, el peso de la ley habría caído sobre la asesoría fiscal que actuó al margen de la ley, penalizándola según correspondiera.

Pero hoy en día, en un supuesto exactamente igual en el que la compañía que subcontrata a la asesoría no tuviera departamento de compliance y por tanto no hubiera validado los estándares de calidad de su proveedor, quien no estaría homologado, la multa o la sanción que correspondiera recaería sobre la empresa contratante por no haber puesto los medios para prever una posible irregularidad en un proveedor que dependía de ella.

Muchos recordamos cuando se introdujo en las empresas las normas de certificación de calidad de la serie ISO 9000. Estas obligaban a demostrar una trazabilidad de cualquier operación por mínima que fuera que se realizara en el marco de un proyecto. Todo tenía que estar documentado. Nuevos conceptos, manuales que aprender, auditorías de AENOR y diferentes organismos que, entre otros protocolos otorgaban el certificado ISO como garantía de excelencia a las compañías que cumplían con los requisitos… Era un mundo nuevo que hoy hemos incorporado a nuestra rutina diaria.

¿Qué es corporate compliance y para qué lo necesitamos?

Algo parecido ha ocurrido con el compliance, y más concretamente con el corporate compliance. A medida que las empresas van siendo más complejas y competitivas en un mercado global, su estructura también está sujeta a nuevas prácticas y normativas que garanticen un buen servicio de las mismas.

Todos estamos ya familiarizados con el concepto de compliance en las empresas. A grandes rasgos, consiste en una serie de procedimientos y buenas prácticas que incorporan las organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan. En función de ello, fijan mecanismos internos de prevención, gestión, control y reacción frente a dichos riesgos.

El compliance, entendido como tal, ha sido hasta hace poco un “nice to have” que dicen los británicos. Un valor añadido que daba a la empresa una ventaja competitiva sobre aquellas que no lo tenían estructurado y desarrollado. Un rasgo distintivo que les permitía sacar pecho, con un departamento o responsable que se encargaba de que cumplieran las buenas prácticas en la empresa. 

El compliance como elemento selectivo: de tendencia a requisito indispensable

Hoy día, las empresas se mueven en un entorno legislativo cada vez más complejo y exigente. A esto se le suma un mayor intervencionismo de las autoridades regulatorias en materia de compliance.

La evolución de la legislación internacional, el endurecimiento de las sanciones y el prestigio que otorga, ha hecho que esta disciplina deje ser una opción voluntaria si se quiere competir en mercados globales con garantías.

Por ello, ha pasado de ser una tendencia “interesante” a convertirse en una de las áreas más novedosas para incorporar a las estrategias de gestión y visión de cualquier empresa que quiera destacar en un mercado cada vez más competitivo y regulado. Pero, ojo, esta gestión debe extenderse también a la cadena de suministro.

Beneficios y riesgos para las compañías con respecto a los suministradores

Ya no basta con que la empresa contratante tenga un departamento de cumplimiento normativo bien engranado y un “Compliance Officer” que se encargue de que la empresa cumpla la normativa vigente.

En el momento en el que una empresa entra en contacto con un tercero, sea este una empresa proveedora, un accionista, un colaborador autónomo o unos inversores, la empresa podría incurrir en responsabilidad civil y penal por las acciones de estos terceros, si sus actuaciones benefician a la empresa que les ha contratado.

De esta forma, la cadena de suministro, los proveedores y todos los actores que participan en la subcontratación se convierten, a efectos del cumplimiento normativo, en un eslabón más de la compañía que contrata sus servicios o compra sus productos.

Cómo cubrirse ante sanciones por compliance con terceros

Para ponerse la venda antes que la herida y a fin de evitar potenciales responsabilidades civiles y penales, las compañías deberían exigir por contrato a los terceros con los que trabajen, que dispongan de programas de prevención y de cumplimiento que se adecúen a la norma vigente.

El Código Penal exige supervisión, vigilancia y control sobre todos aquellos que puedan estar sometidos a la autoridad de los responsables de la compañía, como puede suceder cuando se encarga un determinado servicio, producto o proyecto a otra empresa.

De acuerdo con la reforma penal que entró en vigor en Julio, la compañía que ha hecho la subcontratación puede quedar exenta de responsabilidad siempre y cuando pueda demostrar que ha tomado las medidas de prevención que establece la norma. En este caso, podrá poder ser eximida de responsabilidad penal. Así pues, en cuanto a la homologación de proveedores más vale prevenir que curar.

En palabras de Bernardo del Rosal, catedrático de Derecho Penal y abogado de Clifford Chance, «muchas empresas no son del todo conscientes de la propia responsabilidad penal que se les puede generar, en su actividad empresarial, en sus relaciones con terceros, precisamente por comportamientos de esos terceros (agentes comerciales o distribuidores)”.

Por todo ello podemos concluir que el compliance y la homologación de proveedores son requisitos indispensables que redundan en beneficio de todos los agentes implicados en una actividad empresarial.