¿Cómo llevar un control horario de los trabajadores con éxito?

Cada vez más empresas están buscando la forma de implementar un programa de control de horario y accesos del personal para evitar riesgos laborales y asegurar el cumplimiento de la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales).

Se trata, sobre todo, de compañías en las que coinciden trabajadores procedentes de diferentes empresas subcontratadas en uno o más centros de trabajo diferenciados y donde resulta fundamental garantizar el control en las entradas y salidas como punto clave del cumplimiento CAE.

Asegurar en todo momento que las personas que están dentro de las zonas de trabajo tienen la documentación en regla genera tranquilidad y seguridad ante cualquier posible imprevisto. De hecho, estamos ante la piedra angular para la gestión del cumplimiento CAE. Y, en este punto, avances tecnológicos como los softwares o programas de control de horarios y accesos son la herramienta más ágil. 

Así puedes hacerlo

La tarea de control de accesos consiste, básicamente, en comprobar que la documentación aparejada a cada trabajador es correcta de acuerdo con la normativa CAE en el momento en el que el empleado accede al centro de trabajo.

Por ejemplo, es necesario confirmar que cada trabajador cuenta con la autorización y formación para el uso de una maquinaria determinada, tiene el DNI en regla, cuenta con los EPIS reglamentarios para el desempeño de su actividad, ha superado la formación en riesgos laborales, está dado de alta en la Seguridad Social o su reconocimiento médico es apto. Son solo algunos de los requisitos que solicitan de manera habitual las empresas. Cuando el número de trabajadores subcontratados es muy elevado, la gestión manual puede ser caótica e incluso dar lugar a errores y/o problemas operativos, financieros y/o de seguridad y salud laboral.  Por ello es necesario analizar y asegurar en todo momento el cumplimiento CAE y reducir al mínimo la posibilidad de riesgos.

Por estas razones, si estás barajando implementar un software de control de horarios y accesos que se encargue de automatizar todo el proceso, has de tener en cuenta qué pasos dar para hacerlo con éxito.

Pasos a seguir para asegurar el éxito de un software de control horario y de accesos

1. Define el número de trabajadores y maquinaria que participarán en tu proyecto: En proyectos con alto volumen de trabajadores y maquinaría subcontratada es probable que haya cierto descontrol si no se enumera de manera precisa en primer lugar cuántas máquinas y recursos forman parte del proyecto. Para evitar esto es necesario documentar, organizar y definir quiénes, qué, dónde y cuándo.
2. Instala un software de control de horarios y accesos que facilite el control: Elige la herramienta tecnológica que mejor se adapte a tus necesidades, optimizando el acceso de trabajadores, cumpliendo la normativa CAE. Además, permite el análisis de indicadores relacionados con el ámbito laboral, como el absentismo o la accidentalidad y siniestralidad laboral.
3. Forma a tus trabajadores en el uso de la tecnología: Enseñarles cómo se usa la herramienta es fundamental para el buen funcionamiento de toda la cadena. Aunque implique una inversión inicial de tiempo y dinero, si los empleados aprenden a manejar la herramienta electrónica, el proceso será más ágil.
4. Garantiza el cumplimiento en los accesos: Revisa que los accesos de trabajadores se producen con garantías, apoyando el proceso con personal experto y confirmando que el control se da según los objetivos previstos.

¡Consulta esta infografía de Nalanda con los pasos imprescindibles para implementar con éxito un software de control de horarios y accesos!

Control de accesos y horarios con Nalanda

Con el fin de mejorar los controles de accesos y horarios en ámbito laboral, Nalanda ha desarrollado un potente software ligado a la documentación CAE, que permite la gestión del control de manera automática apoyada por profesionales expertos en esta tarea y en la instalación de sistemas periféricos.

Esta solución de Nalanda asegura el cumplimiento CAE, pero, además, ofrece indicadores muy útiles para analizar las horas trabajadas de los empleados, los índices de siniestralidad y el absentismo laboral. Y es que, a diferencia de otros softwares de control de horarios y accesos, el de Nalanda permite calcular las producciones de los proyectos para detectar posibles desvíos de costes, gracias a la clasificación de empresas por actividades que posibilita esta plataforma.

La tecnología de Nalanda está pensada tanto para el control de accesos como para el de horarios, con sistemas de control vía smartphone, lector QR y tornos. Así, la herramienta identifica a los trabajadores y máquinas que entran en el proyecto e informa a la empresa en tiempo real si el estado es apto en función de la documentación CAE aportada en el momento. El sistema también permite registrar las horas trabajadas de los empleados, vacaciones, ausencias y saldos de horas trabajadas en función de sus horarios, cumpliendo con la normativa vigente de manera segura para empresas y trabajadores.

En cualquier caso, la Nalanda es tu mejor aliado para cumplir la normativa, teniendo  conocimiento del proceso de tu proyecto y comprobando que todo está bajo control.