Certificado negativo de deudas de la Seguridad Social, un documento obligatorio en la cadena de suministro

En la gestión de la Coordinación de Actividades Económicas (CAE) existe un documento de máximo interés para contratistas y subcontratistas. Se trata del certificado de estar al corriente de las obligaciones en la Seguridad Social. También conocido como certificado negativo de deudas de la Seguridad Social. Este documento es obligatorio y recoge toda la información relativa a las deudas que las personas jurídicas tienen o no contraídas con la Seguridad Social, sea cual sea el Régimen al que estén inscritas.

¿Por qué tiene tanta importancia en la cadena de suministro y contratación?

La respuesta es sencilla: por la responsabilidad solidaria y subsidiaria que adquieren las empresas principales a la hora de contratar o subcontratar un servicio. Por ejemplo, el contratista está obligado a hacerse cargo de las deudas que la subcontrata tenga con la Seguridad Social. Es, por tanto, un requisito indispensable si vas a trabajar para otras empresas como parte de su cadena de valor.

¿A qué estoy obligado?

La ley es clara. Según el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores:

“las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquellas deberán comprobar que dichos contratistas están al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social.

Al efecto, recabarán por escrito, con identificación de la empresa afectada, certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social, que deberá librar inexcusablemente dicha certificación en el término de treinta días improrrogables y en los términos que reglamentariamente se establezcan. Transcurrido este plazo, quedará exonerada de responsabilidad la empresa solicitante”.

Como sigue la norma, la empresa principal, salvo el transcurso de los treinta días señalados, durante los tres años siguientes a la terminación de su encargo, “responderá solidariamente de las obligaciones referidas a la Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el periodo de vigencia de la contrata”.

Cómo conseguir el certificado negativo de deudas en la Seguridad Social

Hay dos formas de gestionar este documento en función del tipo de certificado solicitado:

–Certificado genérico: Documento en el que no figura el nombre de ningún contratista en particular.

–Certificado nominativo: Se solicita a nombre de la empresa contratista para la que va a trabajar la empresa subcontratada.

¿Qué vigencia tiene?

Como los pagos a la Seguridad Social se realizan mes a mes, el certificado se debe extraer del Sistema Red también de forma mensual. Con ello se puede verificar que el proveedor no arrastra ninguna deuda.

Nalanda consigue el certificado negativo de deudas por ti

El certificado nominativo de estar al corriente de las obligaciones en la Seguridad Social es un documento indispensable que solo está al alcance de las propias contratas. Sin embargo, es un certificado al que Nalanda es capaz de acceder. ¿Cómo? A través de un software propio desarrollado por el departamento informático de Nalanda. A través del mismo es posible acceder al sistema interno de la Seguridad Social de la empresa contratista para la extracción de certificados. Es una acción de recopilación de datos internos para la que Nalanda cuenta con la autorización oficial de las contratas con las que trabaja. Además, son los propios clientes los que fijan los requisitos relacionados con el plazo de presentación de los certificados.

Las empresas que forman parte de la cadena de suministro de otras y que confían su gestión documental a Nalanda se están beneficiando de un ahorro de tiempo y costes, sobre todo en el sector de la construcción.

Y es que, entre las ventajas de esta tecnología, está la capacidad del cotejo de datos actualizados y el aviso automático de renovación. Así hay tiempo suficiente para que el subcontratista pueda estar informado de cualquier necesidad documental. Además, contamos con el apoyo técnico y documental para el subcontratista.

Por otra parte, esta es la herramienta más segura, puesto que el sistema cuenta con la autorización de acceso de las principales contratas para poder acceder a su red interna.

En definitiva, es uno de los documentos imprescindibles para comprobar qué deudas tienen las empresas que trabajarán dentro de una cadena de valor.

Aunque obtenerlo de manera masiva para poder validar la situación de deudas negativas de los subcontratistas puede ser farragoso, la tecnología manejada por gestores expertos en CAE se convierte en la solución más conveniente para poder cumplir legalmente y evitar futuros problemas administrativos y jurídicos.