ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL:

1. Objeto.- Con el fin de dar cumplimiento a la normativa de Protección de Datos Personales y, principalmente, al Reglamento (UE) 2016/769 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (“RGPD”), ambas partes acuerdan que el presente Anexo 1 “Adenda de Tratamiento de Datos Personales queda  incorporado y forma parte integrante del  Contrato de Colaboración entre el Cliente y NALANDA, respecto a los datos personales a los que NALANDA GLOBAL S.A. (“NALANDA”) pudiera tener acceso para la prestación de los servicios contratados por Cliente (definido en la orden de compra) de conformidad con el Contrato de Colaboración suscrito entre ambas (el “Contrato”).

A estos efectos, el CLIENTE tendrá la consideración de responsable del tratamiento (“Responsable del Tratamiento”) y NALANDA la de encargado del tratamiento (“Encargada de Tratamiento”).

2. Categorías interesados y tipologías de datos objeto de tratamiento por NALANDA por cuenta del CLIENTE para la prestación de los servicios contratados.-

1. Categorías de interesados: empleados del Cliente y/o de sus subcontratistas.

Tipologías. A continuación, se detallan las categorías de datos y tipos de tratamiento, que realizará el encargado y el subencargado (si es el caso), por cuenta del Responsable del Tratamiento, para prestar los  servicios acordados entre las partes y estipulado en la cláusula primera de este contrato.

Nalanda procesa las siguientes categorías de datos personales de la siguiente categoría de personas: Clientes , proveedores , trabajadores, visitas, usuarios web, representantes legales, empleados de terceros, clientes potenciales, ciudadanos y/extranjeros, consumidores, socies, propietarios. 

Tipo de datos personales: nombre y apellido, domicilio, correo electrónico, DNI o equivalente, Numero de seguridad social o equivalente, teléfono, firma, curriculares, raza/etnia, infracciones o procesos penales, cuenta bancaria, solvencia patrimonial y datos biométricos

El tratamiento de los datos personales se hace de diferente manera de acuerdo la categoría de interesados, a saber; para procesar el contrato y poder proveer los servicios al cliente, que incluye la validación de los documentos que el cliente sube a nuestra plataforma. Los documentos que el Cliente necesita subir a la plataforma varía dependiendo de las actividades del mismo ,  puede incluir documentación de  empleados y otras personas relacionadas, procesamiento del estado del trabajador, nacionalidad e información relacionada con derechos laborales, datos biométricos para el acceso a determinadas obras en algunos casos, también puede incluir datos personales de los proveedores para que nos provean sus servicios

En cualquier caso, NALANDA no podrá tratar los datos para finalidades diferentes de las establecidas en este contrato, salvo autorización expresa del Cliente o que Nalanda esté obligada a ello en virtud de una obligación legal que le sea de aplicación. En tal caso, Nalanda informara al Cliente por escrito  (incluyendo emails) tan rápido como sea razonablemente posible, salvo que una disposición legal lo prohíba. 

3. Obligaciones de NALANDA como Encargado del Tratamiento

NALANDA,  asume las siguientes obligaciones:

• Acceder a los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable del Tratamiento cuando sea imprescindible para el buen desarrollo de los servicios para los que ha sido contratado.
• Tratar los datos conforme a las instrucciones que reciba del Responsable del Tratamiento.

• Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable.
• En caso de que el tratamiento incluya la recogida de datos personales en nombre y por cuenta del Responsable del Tratamiento, NALANDA deberá seguir los procedimientos e instrucciones que reciba de aquél, especialmente en lo relativo al deber de información .
• Si NALANDA considera que alguna de las instrucciones del Responsable del Tratamiento infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros, le informará inmediatamente de ello.
• No revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable del Tratamiento, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a ningún tercero, salvo que exista autorización o instrucción previa del Responsable del Tratamiento.

• Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente. Del mismo modo, el personal que lleve a cabo el tratamiento de datos personales recibirá la formación necesaria en la materia que le permita cumplir con las obligaciones de la Ley.

• Adoptar y aplicar las medidas de seguridad estipuladas en el presente Contrato, conforme lo previsto en el artículo 32 del RGPD, que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

• En caso de que NALANDA deba transferir o permitir acceso a datos personales responsabilidad del Responsable del Tratamiento a un tercero en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al Responsable del Tratamiento de esa exigencia legal de manera previa, salvo que estuviese prohibido por razones de interés público.

• Nalanda pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la legislación, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del Responsable de Tratamiento en caso de violación de los datos personales, siempre que sea resultado del incumplimiento de las obligaciones del Encargado de Tratamiento bajo la normativa aplicable y el presente acuerdo en materia de protección de datos.

4. Obligaciones del Responsable del Tratamiento

El Cliente y/o su subcontratista en su condición de Responsable del Tratamiento manifiesta y hace constar a los efectos legales oportunos que:

• En caso de que el tratamiento incluya la recogida de datos personales en nombre y por cuenta del Responsable del Tratamiento, establecerá los procedimientos correspondientes a la recogida de los datos, especialmente en lo relativo al deber de información y, en su caso, la obtención del consentimiento de los afectados, garantizando que estas instrucciones cumplen con todas las prescripciones legales y reglamentarias que exige la normativa vigente en materia de protección de datos.

• En caso de que el tratamiento no incluya la recogida de datos personales en nombre y por cuenta del Responsable del Tratamiento, los datos de carácter personal a los que accederá NALANDA en virtud del presente Contrato, han sido obtenidos y tratados cumpliendo con todas las prescripciones legales y reglamentarias que exige la normativa vigente en materia de protección de datos.

• Cumple con todas sus obligaciones en materia de protección de datos como responsable del tratamiento y es consciente de que los términos del presente Contrato en nada alteran ni sustituyen las obligaciones y responsabilidades que le sean atribuibles como responsable del tratamiento.

• El Cliente se responsabiliza de la información que sube en la plataforma y certifica que la información es verídica, precisa y no contine errores; y cuenta con las aprobaciones y consentimientos necesario de las personas a las que corresponde. En caso de encontrar errores en los datos brindado a Nalanda, el Cliente se compromete a corregirlos de inmediato.

• El cliente se compromete a indemnizar y mantener indemne a Nalanda frente a cualquier reclamación, sanción, multa perdida o daño que pueda sufrir como consecuencia de una violación de datos personales atribuible a una acción u omisión del Cliente.

• El Cliente se compromete a obtener los consentimientos explícitos y específicos de los interesados para el tratamiento de sus datos personales con fines de marketing, conforme a lo establecido en el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantías de Derechos Digitales. El Cliente también deberá gestionar y mantener un registro actualizado de los consentimientos obtenidos a los fines de marketing. 

5. Medidas de seguridad y violación de la seguridad

Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, NALANDA aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros:

• la seudonimización y el cifrado de datos personales;
• la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento, así como la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.
• un proceso de verificación, evaluación y valoración de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad, NALANDA tendrá en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.

En caso de violación de la seguridad de los datos personales en los sistemas de información utilizados por NALANDA para la prestación de los servicios objeto del presente Contrato, NALANDA deberá notificar al Responsable del Tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia conforme a lo dispuesto en el artículo 33.3 del RGPD.

En tal caso, corresponderá al Responsable del Tratamiento comunicar las violaciones de seguridad de los datos a la Autoridad de Protección de Datos y/o a los interesados conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Con el objetivo de cumplimentar con el art 31 RGPD y suplementar las medidas técnicas y de seguridad que contamos, se describen en el Anexo 1 adjunto.  

6. Destino de los datos al finalizar el Contrato.

Una vez cumplida o resuelta la relación contractual acordada entre el CLIENTE y NALANDA,  El Cliente tiene la facultad de extraer la totalidad de los datos de nuestra plataforma y siempre que no exista previsión legal que exija la conservación de los datos, podrá también solicitar la destrucción de los datos personales que Nalanda conserva en su plataforma  y en sus servidores.

No obstante, NALANDA podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos de carácter personal responsabilidad del Responsable del Tratamiento, en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con él.

7. Ejercicio de derechos ante NALANDA

NALANDA deberá dar traslado al Responsable del Tratamiento de cualquier solicitud de ejercicio del derecho de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, efectuada por un afectado cuyos datos hayan sido tratados por NALANDA con motivo del cumplimiento del objeto del presente Contrato, a fin de que por el mismo se resuelva en los plazos establecidos por la normativa vigente.

El traslado de la solicitud al Responsable del Tratamiento deberá hacerse con la mayor celeridad posible y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

8. Subcontratación.

NALANDA está autorizado a subcontratar todo o parte de los servicios contratados por el CLIENTE en los que intervenga el tratamiento de datos personales, siempre que informe previamente de su contratación con una antelación de 1 mes actualizando el Listado de los sub-contratistas en la página web de Nalanda, indicando los tratamientos que se pretenden subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto.  La subcontratación podrá llevarse a cabo si el Responsable del Tratamiento no manifiesta su oposición en el plazo de 15 días .

En concreto, el Responsable del Tratamiento autoriza expresamente la subcontratación de las siguiente entidades identificadas en el listados adjunto en este documento el Apéndice B , en el momento de la firma del presente Contrato: Nalanda Colombia S.A.S., con quien NALANDA tiene suscrito contrato para la transferencia internacional de datos con arreglo a las Cláusulas Contractuales Tipo de la Decisión 2021/914/UE, de 4 de junio 2021.

En la medida en que el acceso a los datos personales según resulte necesario para que Nalanda o cualquiera de sus sub-encargados autorizados puedan prestar los servicios al Cliente y se requieran la realización de una transferencia internacional de los datos personales mencionados a un tercer país ubicado fuera de la Unión Europea (UE) que no proporcione un nivel de protección de datos considerado como adecuado por la Comisión Europea, Nalanda y el Cliente suscribirán el contrato para la transferencia internacional de datos con arreglo a las Cláusulas Contractuales Tipo de la Decisión 2021/914/UE, de 4 de junio 2021.

En este último caso, el subencargado, que también tendrá la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para NALANDA y las instrucciones que dicte el Responsable del Tratamiento. NALANDA está obligado a informar al Responsable del Tratamiento de cualquier cambio en la incorporación o sustitución de otros subencargados con una antelación de 1 mes, dando así al CLIENTE la oportunidad de oponerse a dichos cambios.

La contratación de servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de la actividad de NALANDA no requerirá autorización del CLIENTE.

9. Responsabilidad.

NALANDA se compromete a cumplir con las obligaciones establecidas en el presente Contrato y en la normativa vigente, en relación con el presente encargo de tratamiento.

Las partes responderán de las infracciones en que hubiesen incurrido personalmente,  Las partes se obligan a mantenerse indemnes frente a cualquier reclamación que pueda tener causa (y en especial en el supuesto de apertura de cualquier tipo de expediente por la Agencia  Española de Protección de Datos y/o cualquier otra autoridad de control competente) en un incumplimiento por parte de la otra parte de lo dispuesto en al normativa aplicable de protecciones datos. A tal efecto, la parte incumplidora acepta indemnizar a la otra parte en la cantidad a la que en concepto de sanción, multa, indemnización, danos, perjuicios o intereses pueda ser impuesta con motivo de un eventual incumplimiento , así como cualquiera otro danos o perjuicios que se ocasionen como consecuencia del mismo.

APENDICE A

Medidas técnicas y de seguridad

A la Adenda de Tratamiento de Datos Personales

i.         Nalanda da cumplimento a los requerimientos del acuerdo de interconexión de sistemas de seguridad de la información, regulado por el Real Decreto 311/2022, el que  regula el Esquema Nacional de Seguridad (“ENS”),

ii.        El ENS establece principios mínimos que Nalanda da cumplimiento, a saber: Mínimo privilegio, nodo auto protegido, despliegue mínimo, definiciones y aplicabilidad, API,  endpoint, y token de Autenticación. 

3. Responsabilidad de las partes:

• Con el fin de poder proveer los servicios solicitados de manera segura y cumplimentado con las regulaciones incluyendo el ENS, dependiendo de las especificaciones del Contrato y posibilidades técnicas del Cliente, Nalanda proveerá acceso a su plataforma mediante su interfaz Web y su API. Nalanda mantendrá la documentación actualizada de su API y asegurará el tiempo de actividad y la disponibilidad de la API.
• En el caso de que el Cliente haya solicitado en el Contrato el uso de los servicios de API utilizara el acceso a la plataforma de Nalanda, el Cliente se compromete a hacer un uso adecuado y responsable de los servicios proporcionados por Nalanda, usando los servicios de acuerdo a lo establecido en el Contrato entre las partes. Las partes también se comprometen a mantener la seguridad y confidencialidad de las credenciales de acceso proporcionadas, a mantener y llevar a cabo las evaluaciones de riesgo, así como evaluaciones de seguridad periódicas para identificar y corregir vulnerabilidades en los sistemas interconectados.

El Cliente se obliga a mantenerse indemne a Nalanda frente a cualquier reclamación que pueda tener causa y/o por el incumplimiento de lo dispuesto en este Apéndice A, y de la normativa aplicable. A tal efecto, el Cliente acepta indemnizar a Nalanda en la cantidad a la que en concepto de sanción, multa, indemnización por, daños, perjuicios o intereses pueda ser impuesta con motivo de un eventual incumplimiento , así como cualquier otro daño o perjuicio que se ocasionen como consecuencia del mismo.

2. Especificaciones Técnicas con las que Nalanda cuenta son las siguientes:.

• La interconexión se realizará en formato Web o mediante la API REST publicada destinada a proporcionar una interfaz programable con la plataforma.
• La arquitectura de protección de perímetro será acorde a los requerimientos del Centro Criptológico Nacional en su guía sobre las interconexiones CCN-STIC 811.
• La comunicación se realizará siempre de manera segura, para ello se utilizará el protocolo de seguridad TLS, aportando autenticación, encriptación e integridad en los datos transferidos. La versión de TLS y la suite criptográfica a utilizar serán las autorizadas y consideradas robustas por el Centro Criptológico Nacional español en su guía CCN-STIC-807..
• Se dispondrá de una documentación web en la que se encontrarán descritos los endpoints, el método utilizado (GET, POST, PUT o DELETE), el formato de datos (JSON), así como sus parámetros y tipos de respuesta.

3. Procedimientos operativos de seguridad: Nalanda se reserva el derecho de implementar y ajustar medidas de limitación de ejecuciones («rate limits») a su discreción, con el fin de proteger la estabilidad y el rendimiento del servicio. Estas limitaciones podrán ser aplicadas de manera automática o manual, sin previo aviso
4. Nalanda se reserva el derecho de cortar el servicio si el Cliente que no cumple con las especificaciones establecidas en este Apéndice, en el Anexo A o en el Contrato

APENDICE B

Lista de sub-encargados

El listado de los sub-encargados principales es el siguiente: