La tecnología al servicio de la CAE

Entrevista con Juan Gil Rabadán, Director General de Nalanda

En este post compartimos la entrevista que la periodista Ana Lago hizo al Director General de Nalanda Juan Gil Rabadán, para la revista Gestión Práctica de Riesgos Laborales de Wolters Kluwer.

Simplificar la gestión documental es un desafío que se encuentra a la orden del día cuando hablamos de gestionar la prevención. Una engorrosa tarea que complica en ocasiones el funcionamiento de las empresas, y especialmente, cuando se trata de coordinar a diferentes organizaciones que convergen en un mismo proyecto. Nalanda, lo ha sabido hacer. Gracias a la tecnología ha convertido lo complicado en sencillo.

Ventajas de internet que permite compartir, intercambiar y buscar los datos útiles de empresas, trabajadores y equipos que son necesarios para comprobar la documentación y así poder homologar y habilitar a todas las entidades que toman parte en un proyecto y comprobar que cumplen con la normativa en PRL y en todos los requisitos.

¿Qué es Nalanda, cuando se crea, quiénes son sus accionistas, etc.?

Nalanda es una multinacional española que se creó en el año 2.000, con el fin de que las empresas que tienen que hacer obras en las que intervienen muchos subcontratistas pudiesen tener una empresa que se ocupase de la Coordinación de Actividades Empresariales. Para lograr este cometido,  esta compañía que ha sido creada por las principales constructoras FCC, ACS, SACYR,FERROVIAL y ACCIONA ha empleado la tecnología.

Según nos explica el Director General de Nalanda, Juan Gil Rabadán, «Nalanda se encarga de unir comunidades empresariales, reducir papeleo y para optimizar el intercambio de información, documentación, facturas electrónicas, homologación de proveedores y servicios en la nube que mejoran la eficiencia y simplifican la comunicación entre empresas cuando concurren varias entidades en un mismo proyecto».

¿Cuál es el principal objetivo de Nalanda?

Queremos simplificar el papeleo y facilitar el intercambio de información gracias a las ventajas de internet que permite compartir, intercambiar y buscar los datos útiles de empresas, trabajadores y equipos que son necesarios para comprobar la documentación y así poder homologar y habilitar a todas las entidades que toman parte en un proyecto y comprobar que cumplen con la normativa en PRL y en todos los requisitos legales.

¿Qué servicios ofrece? ¿Cómo funciona con sus clientes? ¿Cómo se agiliza la gestión documental?

Nuestros principales servicios son: gestión documental en la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE). Recopilamos y validamos por medio de un código semafórico la documentación de las empresas, trabajadores y maquinaria que participan en grandes proyectos, tanto de construcción como de sectores industriales o de servicios,  en los que intervenga una cadena de empresas contratistas y subcontratistas, autónomos y equipos que requieren una documentación administrativa, jurídico laboral y de prevención de riesgos laborales muy exhaustiva. El objetivo de nuestro asesoramiento es evitar riesgos de accidentes y de otro tipo y cumplir la legislación vigente.

Otro de nuestros servicios es la homologación y garantizar el compliance de las empresas que participan en un proyecto para vigilar el cumplimiento de buenas prácticas y poder establecer relaciones a largo plazo.

También tenemos la posibilidad de controlar el horario de los trabajadores a través de una aplicación que permite registrar los accesos y entradas/salidas a cada centro de trabajo, cumpliendo la nueva ley que exige registrar entradas y salidas al puesto de trabajo durante 4 años. Nuestro control es además inteligente y verifica la identificación de las personas que acceden a una obra.

Como un servicio añadido a todos los anteriores también ofrecemos a las empresas contratistas y subcontratistas la facturación electrónica. En otros países este formato está muy implantado y recientemente en España ha surgido una nueva ley que obliga a contratas y proveedores a emitir las facturas con la administración en formato electrónico. Queremos aprovechar este impulso y facilitar un servicio muy completo que además aporta información a los proveedores para el seguimiento de su factura.

Nuestro servicio está centrado en las necesidades de nuestros clientes, con quienes personalizamos el proceso y criterios documentales, que luego aplicamos con sus proveedores y subcontratistas para ir homologando y validando sus documentos.

Gracias a la “nube” y aprovechando la inmediatez que nos proporciona internet, cada empresa carga la documentación en PRL de sus trabajadores, las revisiones de su maquinaria, etc,  o facturas, y nosotros actuamos como acelerador para entregar y custodiar esta información cumpliendo y siguiendo los criterios y requisitos legales de cada documento y cliente.

¿En qué medida Nalanda contribuye a mejorar la CAE en un proyecto en el que participan varias empresas?

La plataforma CAE de Nalanda facilita el acceso rápido, sencillo a toda la documentación, estructurado a toda la información de los participantes en un proyecto, incluso a los coordinadores de seguridad laboral, a los promotores y a otras figuras que requieren acceso en tiempo real a la documentación y estado semafórico de los participantes en un proyecto.

¿Cuál es el mayor desafío con el que se enfrenta Nalanda?

La innovación y los cambios de regulación son uno de nuestros “drivers”. La tecnología nos permite crecer y dar soluciones a las empresas, pero necesita un servicio humano de calidad que esté pendiente de todos los detalles para que el servicio funcione de una forma fluida, ágil y sencilla. Tenemos una gran experiencia en gestionar la implantación de servicios tecnológicos y buscar las claves para superar el rechazo y las fricciones que genera el cambio.

¿Qué lugar o papel desempeña la tecnología en la Coordinación de Actividades Empresariales? ¿Qué herramientas tecnológicas utiliza Nalanda?

La tecnología está tomando un gran protagonismo en la CAE; hay numerosas plataformas que dan servicios y soluciones para apoyar estos procesos. Hemos constituido con otras entidades la asociación AECER, que aúna las principales plataformas para colaborar y mejorar los servicios de CAE y para que todos trabajemos de forma responsable.

En cuanto a las nuevas herramientas, en Nalanda utilizamos crawlers y soluciones de inteligencia artificial para facilitar los procesos de validación documental, además nos integramos con los sistemas de nuestros clientes y proveedores para acercar y facilitar toda la información, documentación y estados semafóricos que permiten ligar la CAE a los procesos de contratación y facturación.

¿Cómo se gestiona la plataforma?

Cuando empezamos a trabajar con un nuevo cliente, repasamos los criterios y documentos esenciales a recabar de sus proveedores y subcontratistas, identificando los prioritarios e imprescindibles. Damos formación y claves de acceso a todas las personas clave del cliente (responsable de prevención de riesgos laborales, recursos humanos, responsables de proyecto, administración) y vamos identificando a todos los subcontratistas que resultan adjudicatarios. A estos les enviamos claves de acceso para que carguen los documentos, nosotros los validamos y asignamos un código semafórico indicando cualquier incidencia detectada a través de un campo visible que muestra las incidencias a subsanar.

¿Qué ventajas aporta a los contratistas? ¿Y a los subcontratistas? ¿Con cuántos subcontratistas trabaja Nalanda?

La principal ventaja es que los contratistas no necesitan recopilar la documentación o perseguir a sus subcontratas para el cumplimiento de ciertas obligaciones legales. Usando nuestra aplicación de control de accesos, aseguramos que todos los trabajadores, subcontratas y equipos que utilizan están en perfecto estado documental. Por tanto, reducen riesgos y tareas asociadas a la documentación.

Para las subcontratas es una herramienta ordenada, estructurada que les facilita tener toda su documentación al día y disponible para sus clientes. Cuando algún documento va a caducar, reciben avisos o alertas para su actualización. Además reciben información de nuevas obras o proyectos para su labor comercial.

¿Qué tipo de herramientas se usan para el control de accesos a una obra? ¿Qué es un listero?

En Nalanda hemos desarrollado una aplicación muy completa que se integra con nuestro portal para garantizar que todos los trabajadores, sus empresas y equipos están aptos o “verdes” documentalmente y es un complemento perfecto para la gestión documental. La aplicación permite luego sacar informes y estadísticas de acceso que de otra forma habría que realizar manualmente o a través de la figura del “listero”, que es la persona física que en algunos casos visita las obras.

¿Cómo se consigue unificar criterios preventivos entre empresas diferentes? ¿cuál es la clave del éxito?

Tratamos de usar como denominador común la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y los distintos convenios que regulan los cursos necesarios, sus caducidades, los equipos de protección necesarios, los protocolos médicos, etc. Tratamos que todos los clientes se apoyen en la ley y utilicen el mismo patrón y criterios documentales, para facilitar esta labor de aportar la documentación a sus subcontratistas y que no tengan que aportar documentos distintos a cada cliente.

¿Qué lugar ocupa la innovación en la CAE?

Es muy importante desarrollar herramientas cada vez más ágiles para validar y captar/escanear documentos. La firma electrónica, los robots, RPA’s, inteligencia artificial, los crawlers, etc.; son herramientas que junto a una permanente innovación y aprovechamiento de las ventajas de la tecnología nos obligan a estar constantemente al día y buscando una continúa innovación en las plataformas y servicios de Nalanda.

¿Cómo ve el actual estado de salud de la prevención en las empresas españolas?

En los últimos años se ha realizado un gran esfuerzo regulador y de concienciación que han reducido notablemente la siniestralidad. Además, las nuevas plataformas y herramientas son un gran apoyo para reducir los riesgos y accidentes y facilitar el cumplimiento de las leyes y los requisitos preventivos de las empresas. Sin duda, los próximos años seguiremos viviendo un crecimiento exponencial del uso de plataformas para apoyar los procesos preventivos, aunque el reto es crear una conciencia preventiva desde, incluso, la edad escolar. No solo para fomentar la salud laboral, sino también para promover entre toda la población formas de vida más saludables.