El compliance
en el entorno empresarial; procedimientos y buenas prácticas
El
Cumplimiento
Normativo
o Compliance está formado por una
serie de procedimientos y buenas prácticas que adoptan las empresas para poder
detectar y jerarquizar los riesgos operativos, tanto de funcionamiento de la
empresa, como legales, a los que una organización puede tener que hacer frente.
Asimismo, también debe fijar las pautas
y mecanismos internos, de prevención, organización, control y posible reacción
ante dichos riesgos.
El
cumplimiento normativo o compliance es una práctica que introducen las
empresas para asegurarse que se respetan las normas y se cumplen las leyes en
vigor. Para asegurarse de que dichas
normas se cumplen de forma estricta y ética, se crea un departamento de cumplimiento normativo
que será responsable de evitar que se cometan infracciones y delitos dentro de
la empresa.
Objetivos y finalidad del
cumplimiento normativo o compliance
El cumplimiento normativo
persigue un respeto fiel a la ley, así como a los códigos de conducta de la
propia empresa. Se creará a tal efecto un equipo de compliance que será el
responsable en cada empresa de trazar las políticas que deben llevarse a cabo,
en la vida diaria, tanto con respecto a proveedores, como a clientes e incluso
con respecto a la conducta de los propios miembros de la empresa, que debe ser
ejemplar.
Este cumplimiento o
compliance es esencial y forma parte de los rasgos de identidad de una organización
y afecta muy directamente a todos sus miembros. No sólo está sujeto a una serie
de normas y exigencias externas, sino también es conveniente que sea
interiorizado e incorporado por los propios empleados a su día a día. Algunas
compañías que no tienen un departamento propio en este área se pueden apoyar en
empresas especializadas para homologar a sus proveedores.
¿Qué es un Compliance Manager u Officer
en una empresa ?
Aunque
a nivel nacional ya existían algunas directrices, a nivel europeo ha sido la ISO 19600 la que ha regulado las funciones del Compliance Manager,
A
raíz de los escándalos financieros a principios de los años 2000 la figura
del Compliance Officer
o Manager (Responsable de
Cumplimiento, en castellano), se empezó a instaurar en las empresas, como una
suerte de árbitro que vigilaba por que se cumpliera no sólo la ley, sino
también las buenas prácticas dentro de cada sector y cada empresa en concreto.
Originalmente
la figura era más habitual en sectores muy regulados, como el farmacéutico y el
financiero, pero con el tiempo se ha ido extendiendo como práctica común al
resto de las empresas.
Hoy
día, el Compliance Officer o Manager es considerado dentro del
entramado corporativo, como un eslabón esencial en la dirección de las
empresas. Su papel como guardián de que se cumple la norma ha pasado de ser un
mera figura consultiva, a un agente activo que participa en determinadas
decisiones empresariales.
Funciones principales del Compliance
Manager u Officer
- Prevención: Identificación
de riesgos potenciales, definición de controles a aplicar y formación
tanto a empleados y como a directivos para que se integren en la cultura
de la empresa.
- Detección: Identificar
las carencias y brechas en el cumplimiento de las normas
- Informar en todo
momento a la dirección de la empresa de los riesgos que implica no cumplir
las normas, así como comunicar fallos y aplicar medidas correctoras para
corregir lo anterior.
Tamaño del
departamento de cumplimiento
Esto, como es
lógico, vendrá determinado por el tamaño y estructura de la propia empresa,
guardando una proporcionalidad lógica. El departamento deberá tener un
encargado o responsable, que lleve a cabo acciones con independencia y
autoridad.
Dependiendo
del tamaño y complejidad de la empresa, esta puede designar un nuevo cargo,
crear un comité de cumplimiento, o bien
contratar a un manager externo que sea responsable de todo lo
relacionado con cumplimiento estricto de los procesos.
Beneficios de tener
un departamento de cumplimiento
Los beneficios de contar, bien con un departamento, o con un
cargo de compliance manager en una empresa son varios e importantes en el
entorno empresarial de hoy:
- Por una lado, mejora notablemente la reputación
y marca de la empresa, incrementando así su imagen en su sector.
- Por otro lado, crea una cultura corporativa
dentro de la empresa que sirve de lazo de unión entre todos los empleados,
alineados con las mismas metas.
- Dota a la empresa de principios éticos.
- Cumple las condiciones que las grandes empresas
solicitan a sus proveedores
- Aporta mejoras organizativas, previniendo
infracciones y aumentando la seguridad de la empresa.
La creación de la figura o departamento del Cumplimiento
Normativo o Compliance en las empresas va dirigido, como pasó en su día con la
norma ISO, a que las empresas sean cada vez más transparentes y competitivas en
un entorno no sólo nacional sino internacional.
