¿Qué es el compliance o cumplimiento normativo?

El compliance en el entorno empresarial; procedimientos y buenas prácticas

El Cumplimiento Normativo o  Compliance está formado por una serie de procedimientos y buenas prácticas que adoptan las empresas para poder detectar y jerarquizar los riesgos operativos, tanto de funcionamiento de la empresa, como legales, a los que una organización puede tener que hacer frente.  Asimismo, también debe fijar las pautas y mecanismos internos, de prevención, organización, control y posible reacción ante dichos riesgos.

El cumplimiento normativo o compliance es una práctica que introducen las empresas para asegurarse que se respetan las normas y se cumplen las leyes en vigor.  Para asegurarse de que dichas normas se cumplen de forma estricta y ética, se crea un  departamento de cumplimiento normativo que será responsable de evitar que se cometan infracciones y delitos dentro de la empresa.

Objetivos y finalidad del cumplimiento normativo o compliance

El cumplimiento normativo persigue un respeto fiel a la ley, así como a los códigos de conducta de la propia empresa. Se creará a tal efecto un equipo de compliance que será el responsable en cada empresa de trazar las políticas que deben llevarse a cabo, en la vida diaria, tanto con respecto a proveedores, como a clientes e incluso con respecto a la conducta de los propios miembros de la empresa, que debe ser ejemplar.

Este cumplimiento o compliance es esencial y forma parte de los rasgos de identidad de una organización y afecta muy directamente a todos sus miembros. No sólo está sujeto a una serie de normas y exigencias externas, sino también es conveniente que sea interiorizado e incorporado por los propios empleados a su día a día. Algunas compañías que no tienen un departamento propio en este área se pueden apoyar en empresas especializadas para homologar a sus proveedores.

¿Qué es un Compliance Manager u Officer en una empresa ?

Aunque a nivel nacional ya existían algunas directrices, a nivel europeo ha sido la ISO 19600 la que ha regulado las funciones del Compliance Manager,

A raíz de los escándalos financieros a principios de los años 2000 la figura del Compliance Officer o Manager (Responsable de Cumplimiento, en castellano), se empezó a instaurar en las empresas, como una suerte de árbitro que vigilaba por que se cumpliera no sólo la ley, sino también las buenas prácticas dentro de cada sector y cada empresa en concreto.

Originalmente la figura era más habitual en sectores muy regulados, como el farmacéutico y el financiero, pero con el tiempo se ha ido extendiendo como práctica común al resto de las empresas.

Hoy día, el Compliance Officer o Manager es considerado dentro del entramado corporativo, como un eslabón esencial en la dirección de las empresas. Su papel como guardián de que se cumple la norma ha pasado de ser un mera figura consultiva, a un agente activo que participa en determinadas decisiones empresariales.

Funciones principales del Compliance Manager u Officer

• Prevención: Identificación de riesgos potenciales, definición de controles a aplicar y formación tanto a empleados y como a directivos para que se integren en la cultura de la empresa.
• Detección: Identificar las carencias y brechas en el cumplimiento de las normas  
• Informar en todo momento a la dirección de la empresa de los riesgos que implica no cumplir las normas, así como comunicar fallos y aplicar medidas correctoras para corregir lo anterior.

Tamaño del departamento de cumplimiento 

Esto, como es lógico, vendrá determinado por el tamaño y estructura de la propia empresa, guardando una proporcionalidad lógica. El departamento deberá tener un encargado o responsable, que lleve a cabo acciones con independencia y autoridad.

Dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, esta puede designar un nuevo cargo, crear un comité de cumplimiento, o bien  contratar a un manager externo que sea responsable de todo lo relacionado con cumplimiento estricto de los procesos.

Beneficios de tener un departamento de cumplimiento

Los beneficios de contar, bien con un departamento, o con un cargo de compliance manager en una empresa son varios e importantes en el entorno empresarial de hoy:

• Por una lado, mejora notablemente la reputación y marca de la empresa, incrementando así su imagen en su sector.
• Por otro lado, crea una cultura corporativa dentro de la empresa que sirve de lazo de unión entre todos los empleados, alineados con las mismas metas.
• Dota a la empresa de principios éticos.
• Cumple las condiciones que las grandes empresas solicitan a sus proveedores
• Aporta mejoras organizativas, previniendo infracciones y aumentando la seguridad de la empresa.

La creación de la figura o departamento del Cumplimiento Normativo o Compliance en las empresas va dirigido, como pasó en su día con la norma ISO, a que las empresas sean cada vez más transparentes y competitivas en un entorno no sólo nacional sino internacional.