Organización de documentos de proveedores: cómo hacerlo ágil y sencillo

La organización de documentos puede ser uno de los principales quebraderos de cabeza para las compañías, especialmente para aquellas donde el volumen de actividad es altísimo, la colaboración con un amplio número de proveedores es habitual y para las que es imprescindible que sus colaboradores estén homologados. Una buena gestión ayuda a mantener saneada la documentación, que una vez digitalizada puede ser ingente, al mismo tiempo que blinda a la empresa ante cualquier imprevisto.

Desde consultar el estado de las nóminas de los trabajadores hasta revisar el certificado negativo de deudas de la Seguridad Social de empresas externas. Son algunos de los trámites burocráticos a los que día a día se enfrentan los departamentos de prevención o compras, y, por tanto, ponen a prueba el andamiaje de su cadena de suministro.

El volumen de documentación que reciben de sus proveedores es mayor, además, conforme la propia empresa crece en proyectos. Por ello, la organización documental se desmarca como una práctica que debe estar muy presente en la estrategia de toda compañía al estar sujeta a ciertas normativas internas y externas que regulan su actividad y comportamiento.

¿Qué se debe tener en cuenta en la organización de documentos de proveedores?

Ahora bien, antes de abordar la organización de documentos en la homologación de proveedores, hay que discernir entre los que son importantes y los que no. Para empezar, datos como la razón social del proveedor y su listado de direcciones y contactos. En este sentido también es necesario incluir los documentos relativos sus finanzas y operaciones, además de las certificaciones que ostente en áreas como el medio ambiente y potencien su posicionamiento en según qué ventas y adjudicaciones de proyectos.

Los documentos de naturaleza jurídica – como las escrituras de poderes – y fiscales, como los certificados que establecen sus deudas con la Seguridad Social (SS), son considerados también importantes junto con posibles certificaciones referentes a las normativas ISO 37001 y ISO 19601 sobre las prácticas anticorrupción y antisoborno.

Otros textos a tener muy en cuenta son aquellos relacionados con las políticas aprobadas por la empresa para actuar en caso de incendios o catástrofes naturales, además de todos lo concerniente a programas de Prevención de Riesgos Laborales, protección de datos y otras medidas relacionadas con criterios de ESG (medioambiente, social y gobernanza).

La organización de todos estos documentos puede ser un proceso desafiante para las compañías, por lo que cualquier ayuda es poca a la hora de agilizar sus trámites y aligerar su agenda en el día a día. De esta manera, la empresa puede centrarse en destinar sus recursos a desempeñar su actividad, en lugar de dosificar sus efectivos para afrontar cualquier eventualidad que pueda surgir.

¿Cómo abordo la organización de documentos?

El siguiente paso es decidir cómo estructurar y organizar documentos. Lo primero es centralizar todos aquellos archivos y formularios que contengan información de interés sobre los proveedores de la compañía en una única plataforma conectada a la nube.

Las ventajas de almacenar datos en la nube van desde ofrecer niveles similares de seguridad a los centros de datos más tradicionales al mismo tiempo que se ahorran los costes de mantener un hardware y unas instalaciones físicas.

El usuario de dicha plataforma puede acceder a sus datos y, en este caso, a sus documentos, desde cualquier lugar y momento. Una flexibilidad que ayuda también a las empresas a afrontar cualquier imprevisto con la certidumbre y comodidad que solo la nube proporciona a quién la utiliza.

Lo ideal es que el nuevo hogar de esta documentación se encargue, además de alojar estos archivos, de validarlos y, llegado el caso, de reclamar actualizaciones a los proveedores. Para ello, la empresa se debe asegurar previamente de que todos ellos han subido los documentos necesarios.

Accede a nuestra Infografía : Tres Tips para organizar los documentos de tus proveedores

La mejor herramienta para la organización documental

La nube inteligente de Nalanda para la Homologación de Proveedores especializada en Compliance garantiza el cumplimiento normativo interno y externo de las empresas y es la opción más adecuada para la organización de documentos de terceros. Se trata de un software de gestión soportado por personal experto que custodia, avisa y se asegura de que toda la documentación de tus clientes esté a buen recaudo.

Para ello, en Nalanda incluimos a los proveedores en un directorio exclusivo. A estos se requiere aportar la documentación y cuestionarios necesarios para lograr su certificación. De esta forma, tanto unos como otros quedan a salvo de las posibles malas prácticas tanto propias como ajenas. Además, los clientes centralizan en un solo lugar donde los documentos quedan perfectamente organizados por actividades y ámbito geográfico.

Como proveedor homologado, la documentación para cada empresa para la que trabaja queda ordenada y custodiada, haciendo de su empresa una entidad fiable y generando reputación y nuevas oportunidades de negocio con otras compañías.

Proveedores y empresas contratistas se benefician de una herramienta digital que ayuda a la mejor organización documental y les da garantías para trabajar de manera segura.