Mecanismos de buenas prácticas; no solo parecer honrados, sino serlo

Cuando pensamos en el mundo empresarial en España, ¿qué tipo de compañías nos vienen a la mente? Seguramente pensamos  en multinacionales o en las grandes empresas españolas del IBEX 35. Estas empresas por lo general, aunque no todas, tienen mecanismos de buenas prácticas y compliance integrados en su estructura.

De hecho, muchas tienen un compliance manager o un departamento que vela por la normalidad de sus procesos y actividades, homologa a sus proveedores, toma medidas de prevención y control ante posibles riesgos y aplica las mejores prácticas para proteger a la empresa de represalias penales y vigilar su propia reputación.

Pero España es mucho más que esas grandes organizaciones.

El tejido empresarial español está formado fundamentalmente por pequeñas empresas y micro empresas. En nuestro país hay más de 3,4 millones de pymes y unos 3 millones de autónomos. Esto representa, según los datos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, el 99 % del empleo, ya que solo un 1% de los trabajadores están en grandes empresas. Y la mayor parte de estas entidades, ni siquiera saben qué es el compliance.

Pero el compliance no es una moda pasajera ni algo que solo deban conocer las grandes corporaciones. De hecho, es una disciplina cada vez más necesaria e importante en un entorno global y competitivo para todas las empresas que operan en el mercado.

Como dato curioso, tan sólo un 1% de las empresas se plantea abordar medidas para implantar un sistema de compliance en su compañía. Ya no sirve obtener los mejores resultados a cualquier precio o, mejor dicho, sí que vale, siempre y cuando la ética y el cumplimiento hayan formado parte de la estrategia para conseguir esos resultados.

¿Es obligatorio demostrar que mi empresa cumple con los requisitos de compliance?

Uno de los expertos del marketing moderno, Philip Kotler lo expresa muy gráficamente:

«Las empresas prestan demasiada atención al coste de hacer algo. Deberían preocuparse más por el coste de no hacerlo”

Todas las empresas tienen la obligación de aplicar programas de compliance, utilizando siempre un principio de proporcionalidad.  Estos programas tienen que valorar el sector en el que opera la empresa, su dimensión y su distribución geográfica, pero sin perder de vista las características que diferencian a una pyme del resto de estructuras empresariales.

¿Se puede certificar el compliance?

Efectivamente, el querer hacer las cosas bien en los procesos de una empresa ya no sirve como garantía. Vale más el buen hacer y la aplicación de un programa de Compliance.

Igual que hay empresas que someten sus cuentas a una auditoría, también deberían auditar su “comportamiento”, incluyendo en este análisis a sus accionistas, directivos, empleados y socios del negocio.

Las empresas que disponen de sistemas de gestión certificados para garantizar la calidad, la sostenibilidad, la seguridad de sus empleados, o la seguridad de sus sistemas de información lo tienen más fácil. Pueden integrar en el marco de estos sistemas de gestión todo lo relacionado con el compliance y anticorrupción.

Todos los miembros de la empresa tienen que poner los medios para que se apliquen sus principios con la diligencia debida en sus actividades. Aquí es donde  la certificación de un plan de compliance se convierte en una herramienta importantísima.

Para ello la norma ISO 37301 para sistemas de gestión de cumplimiento, publicada en abril de este año, es la mejor plataforma para gestionar el compliance penal. Además, se integra perfectamente con otros sistemas, como con el ISO 37001 de gestión anti soborno.

Fases para obtener la certificación

Hay una serie de pasos que se deben cumplir para obtener la certificación de compliance en una empresa. Son los siguientes:

1. Implementar los requisitos
2. Pre-Auditoría
3. Certificación
4. Emisión del Certificado
5. Auditorías de Seguimiento.
6. Re-certificación.

Para iniciar la implementación hay que tener presente los siguientes criterios

• Establecimiento de protocolos de actuación.
• Decidir la estrategia para prevenir riesgos para los trabajadores.
• Realizar una revisión periódica del programa de compliance.
• Actualizar el programa de compliance.
• Definir los elementos más usados para gestionar riesgos y asegurar su cumplimiento.

¿Qué es la certificación y quién la otorga?

La certificación es el procedimiento por el cual un organismo acreditado para ello da una garantía por escrito de que un producto, un proceso o un servicio, cumple con los requisitos requeridos.

La certificación en compliance supone la declaración pública por parte de un organismo competente de que la empresa ha implantado y opera de manera eficaz un sistema de gestión acorde con el definido en la norma en cuestión.

Esto garantiza que el sistema de gestión de prevención penal de una empresa no sólo respete las normas penales españolas, sino que refleja un compromiso de la organización con el cumplimiento normativo, creando así una cultura responsable en los negocios.

Entidades y organismos que pueden otorgarla

¿Y qué entidades u organismos pueden otorgar esta acreditación, cuyo objetivo es certificar que una compañía cumple con un programa de compliance, y expedir un certificado que lo confirme?

Para que una organización pueda obtener todas las ventajas que ofrece la certificación es imprescindible que la entidad que presta este servicio esté acreditada por la ENAC.

Las entidades de certificación acreditadas por la ENAC están sometidas a un riguroso y exhaustivo proceso de auditoría, lo que garantiza su competencia técnica, su independencia y su imparcialidad para el ejercicio de sus funciones.

Y una de estas entidades acreditadas es Aenor,  que desde 2014 ha certificado sistemas de compliance penal, de prevención del soborno, compliance tributario o de los sistemas de gestión de numerosas empresas nacionales e internacionales.

El que una empresa cuente con esta certificación demuestra la diligencia debida y las mejores prácticas en la prevención y detección de delitos en la organización. Y esto le puede servir como atenuante o incluso como eximente de la responsabilidad penal en el caso de que alguno de los miembros de la organización incurra en prácticas ilícitas.

De hecho, este certificado es uno de los elementos que la Fiscalía General del Estado, en su Circular 1/2016, contempla como mecanismo cualificado. Sirve para probar la eficacia del programa o modelo de prevención de delitos sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas.

Tomemos como referencia la conocida frase referida a Pompeya cuando fue repudiada por el emperador: “La mujer del César no sólo debe ser honrada, sino parecerlo”. Las empresas no sólo deben tratar de hacer las cosas bien y de parecer buenas, sino que también tienen que serlo.  Y además, si hay un tercero competente que lo certifique, mucho mejor.

¿Cuál es la ventaja de “hacer las cosas bien”?

Cuando una gran compañía, que sabe que tiene que contratar a proveedores homologados, busque en nuestros directorios una empresa proveedora fiable, solvente y con buenas prácticas, te seleccionará antes que a muchas otras.