Las 3 asignaturas pendientes para mejorar la gestión laboral

Son varias las posibles asignaturas pendientes para mejorar la gestión laboral en las distintas áreas de una compañía y esto puede ser un reto extensivo a todos los sectores productivos. Pero de estas asignaturas hay tres claramente prioritarias: digitalización de los procedimientos,  responsabilidad social y con los trabajadores y homologación en la gestión de proveedores.

1.- La digitalización como herramienta para mejorar la gestión laboral

El regreso a la oficina tras la pandemia ha traído consigo un importante avance en la digitalización, algo a lo que también ha contribuido el apoyo de la Unión Europea con los fondos Next Generation. Pero todavía queda un largo camino por recorrer: son muchos los procedimientos que todavía se basan en el uso del papel.

Con el Kit Digital las compañías con menos de 50 empleados pueden digitalizar sus procesos clave y solicitar un bono de hasta 12.000€ antes del 31 de diciembre de 2024 para que un agente digitalizador les gestione las ayudas destinadas a pequeñas empresas. En esta guía se explican con más detalle los pasos necesarios.

¿Y cómo pueden este tipo de tecnologías ayudar a las pymes? La gestión documental es una de las tareas más engorrosas para una pequeña organización. Y lo ideal es tener toda la documentación digitalizada mediante un sistema de gestión documental. Esto permite organizar y mantener actualizados estos documentos de manera eficiente, además de ahorrar tiempo y dinero en tareas que no aportan valor.

Además,  el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha publicado un Real Decreto que obligará  a todas las compañías a la emisión de facturas electrónicas. Esta normativa acelerará la digitalización contable para poder emitir estos documentos en formato electrónico antes de dos años. Para ello podrán contar con la ayuda del mencionado Kit Digital.

2.- Responsabilidad de las empresas en la protección de sus trabajadores

Otra asignatura pendiente para mejorar la gestión laboral en el área de la seguridad y salud es la responsabilidad social que la empresa mantiene con sus trabajadores. Es una obligación del empresario tener siempre al día toda la documentación requerida por la Inspección de Trabajo en el área preventiva: certificados de PRL, evaluaciones de riesgos, planes de emergencia, fichas de seguridad, formaciones y capacitaciones, etc.

También, y para garantizar la seguridad de los trabajadores en el desempeño de sus funciones, es responsabilidad de las empresas señalizar e identificar las zonas de acceso restringido en los espacios de trabajo, como las áreas donde se manipulan productos químicos o donde se almacenan materiales peligrosos.

Para ello se debe establecer un sistema de identificación de los trabajadores basado en tarjetas de identificación, códigos de barras o sistemas de biometría. En algunos casos se pueden instalar barreras físicas, como puertas con cerraduras o barreras de seguridad para impedir el acceso a personas no autorizadas.

Herramientas clave para control de trabajadores

A través de un software de gestión horario se mejora la gestión de los recursos humanos y se optimiza el acceso los centros de trabajo, vinculando los permisos y la capacitación de las personas que vayan a desempeñar funciones y vigilando los riesgos en los que puedan incurrir.

Esta obligación, que entró en vigor en marzo de 2019 dentro de las medidas de protección social y de lucha contra la precariedad laboral, tiene como objetivo garantizar que se respeten las normas en cuanto a la duración máxima de la jornada de trabajo y el descanso mínimo para evitar fraudes de contratación o el impago de las horas extras.  

En Nalanda contamos con una aplicación que permite a tus trabajadores registrar sus horas trabajadas, vacaciones, ausencias, etc. y proporciona a tu compañía informes de control en tiempo real para monitorizar de forma sencilla el registro de horas. El sistema revisa y analiza los registros de jornada para detectar posibles infracciones.

3.- Establecer un sistema de verificación de proveedores y conocer su perfil antes de contratarlos

La homologación de proveedores es una práctica esencial de buena gestión laboral y empresarial. Con ello conseguimos asegurar que las empresas con las que se contrata y sus trabajadores cumplan con los requisitos necesarios en cuanto a calidad, seguridad, ética, compliance y responsabilidad social.

Antes de comenzar a buscar proveedores es importante definir los requisitos clave que deben cumplir: calidad de sus productos o servicios, experiencia en el mercado, certificaciones, reputación, ética empresarial, políticas de seguridad y salud y, por supuesto, responsabilidad social con sus trabajadores.

Una vez elegido al proveedor es conveniente realizar una evaluación más profunda: entrevistas a sus directivos, visitas a las instalaciones, análisis de sus procedimientos y, por supuesto, cuando ya estemos trabajando con ellos, establecer un sistema de seguimiento y control: auditorías, revisión periódica de su desempeño, encuestas de satisfacción entre sus clientes, etc.

Nuestra compañía cuenta con un directorio de proveedores exclusivo, clasificado en más de 5.000 actividades, en el que analizamos todos los documentos parametrizables sobre cada compañía: solvencia, certificaciones, cumplimiento normativo, RSC, derechos humanos, protección de datos, capacitación de los empleados, etc.

En Nalanda ayudamos a nuestros clientes a sacar con nota estas tres asignaturas pendientes. Con una buena gestión de la digitalización, la responsabilidad sobre los trabajadores y la gestión de proveedores no solo podremos mejorar en gestión laboral, sino que la reputación empresarial podrá brillar al máximo nivel.