La transformación digital que viven las
organizaciones conlleva que los documentos que manejan estén abandonando el formato papel para
digitalizarse en su mayoría. No
obstante, la que permanece
intacta es la esencia de la gestión documental, cuya misión es administrar los
documentos de todo tipo emitidos y recibidos por las organizaciones. Bajo principios de racionalidad y economía, la gestión de documentos
facilita la recuperación de información en cualquier momento, vela por su
seguridad, garantiza su conservación a largo plazo (o su eliminación si ya es inservible) y establece el tiempo que debe guardarse.
Lo que sí ha cambiado, sin embargo, es
el acceso a este tipo de sistemas por parte de compañías de cualquier tamaño. Se
ha producido una auténtica democratización de la gestión documental. Esto ha sido posible gracias a
tecnologías como la nube o cloud computing (computación en la nube), que están
acercando las soluciones de gestión documental, hasta ahora solo al alcance de
los grandes grupos empresariales, a pequeñas y medianas empresas.
Con el cloud computing ya no se requiere hacer inversiones en potentes equipos
de hardware ni software locales al almacenarse toda la información en la nube, cuya capacidad puede ampliarse
o reducirse en función de las necesidades de las organizaciones, lo que
constituye otro de los puntos a favor de esta tecnología. Tampoco son
necesarias partidas presupuestarias destinadas a la actividad de mantenimiento,
que también se lleva a cabo desde la
nube.
Además, un aspecto crítico, como es el
de la seguridad de la documentación, se refuerza con esta computación en la
nube, ya que los protocolos que utilizan los proveedores de servicios suelen
superar las exigencias de las políticas de los departamentos internos de Tecnología de la Información. Sin olvidar que, en
caso de catástrofes como incendios o inundaciones, la nube será el refugio perfecto.
La accesibilidad a la información
almacenada en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo a través de cualquier dispositivo
electrónico es otro de los grandes atractivos de esta forma de almacenar la
información.
La información es el más preciado tesoro
de las compañías y tiene que estar ahí, disponible sin demora, cuándo y dónde
se la necesite, y siempre cumpliendo con la normativa
de protección de datos. Su administración, almacenamiento y gestión no puede
estar en mejores manos que en las de los proveedores de gestión documental que
ofrecen un servicio integral y personalizado en función de las necesidades y
problemáticas de las empresas. Habrá que asegurarse, eso sí, de que se elige el
mejor socio para un servicio tan sensible para el negocio.
