La mentalidad silo es un fenómeno que puede poner en jaque los resultados de una organización. Se trata de una visión del funcionamiento empresarial por la que cada departamento se hace cargo de su actividad de manera aislada. Se construye un escenario donde el trabajo individual pasa a un primer plano y las metas comunes no son la prioridad. Es decir, no existe conexión entre departamentos, ni intercambio de información.
Esta ausencia de conexión se hace evidente en todo lo que tiene que ver con la gestión documental. Y es que, en una empresa en la que cada área trabaja bajo la cultura silo suele haber más de un modelo de tratamiento documental, no existe una plataforma que centraliza la gestión y los documentos se duplican o sufren pérdidas. Por tanto, los fallos operacionales se multiplican y se ralentiza la toma de decisiones con consecuencias de impacto en empresa y tu cadena de suministro.
Qué departamentos están en permanente conexión
En lo relativo al tratamiento de documentos, hay secciones donde la conexión entre departamentos es más necesaria aún debido a la cantidad ingente de documentación que reciben y sobre la que han de realizar un continuo seguimiento.
En este sentido, las áreas de Administración, Finanzas, Compras y Calidad, Prevención y Recursos Humanos comparten información de interés común:
- Entre los documentos importantes para el departamento de administración están los relativos a la Coordinación de Actividades Empresariales y los relativos al control de accesos, entre otros.
- Para el área financiera priman los certificados de pago, la firma digital de estos documentos y el conocimiento de cada documento para vincular su pago a estado.
- En los departamentos de compras y calidad es importante contar con un directorio de proveedores cualificado y con los documentos que confirman la homologación de los colaboradores según los criterios de calidad de la empresa.
- En materia de prevención, sus responsables trabajan con toda la información necesaria de cada trabajador y área para llevar a cabo las Evaluaciones de Riesgos Laborales y la gestión de la PRL en un entorno colaborativo.
- Y, por último, para el departamento de Recursos Humanos, es fundamental la gestión de documentos relativos a la capacitación y formación de los empleados, llevar a cabo programas de salud laboral, así como tener la información precisa para evaluar los puestos de trabajo.
La importancia de la conexión entre departamentos en la era digital
Contar con una plataforma de gestión integrada se ha convertido en la solución más exitosa para evitar el funcionamiento aislado en el ámbito organizacional. Debe centralizar la documentación y permitir la colaboración entre todos los responsables del tratamiento de documentos.
En este punto, es aconsejable recurrir a un sistema que recopile y valide los documentos de manera automática. Además, que sea accesible y permita el manejo de la información de manera compartida, y que se adapte a necesidades específicas de cada empresa.
¡Te contamos en esta infografía cuáles son los errores más comunes de la falta de conexión entre departamentos en las empresas!
Plataforma Nalanda, una alianza interdepartamental
Aprovechando los beneficios de la digitalización y de la tecnología que permite la automatización de tareas, Nalanda ha desarrollado una plataforma pensada como una alianza para la conexión entre departamentos. Es una tecnología capaz de responder a las necesidades de gestión documental individuales y comunes. Cuenta con tres servicios diferenciados en gestión CAE, directorio y homologación de proveedores y software PRL Colaborativo, dentro de un sistema de trabajo compartido.
Además, es una plataforma que vincula los pagos a exigencias CAE y evita la duplicidad de tareas, por lo que el ahorro de costes es evidente. A ello se suma que es un sistema de trabajo dinámico y que otorga agilidad operativa a cada departamento ya que sus responsables se liberan de aquellas tareas con menor valor.
Se trata, asimismo, de una opción segura y que fomenta la transparencia, ya que todos los departamentos pueden acceder a la misma información en un único centro de gestión.
Por tanto, la tecnología aplicada a la gestión empresarial se erige de nuevo como un elemento cohesionador y facilitador, que busca la mejora continua y con impacto positivo directo en el trabajo de los empleados y el de toda la cadena de suministro.
