Parece evidente que el control de riesgo de proveedores requiere una visión global, pero de momento son pocas las compañías que antes de llevar a cabo un proyecto están invirtiendo recursos en este área.
Nunca antes las palabras de Marshall McLuhan y la famosa “Aldea Global” que vaticinó, ha cobrado tanta vigencia como en nuestros días. Hace más de 60 años planteó que todos los cambios sociales son el efecto que las nuevas tecnologías ejercen sobre el orden de nuestras vidas sensoriales. Y su concepto de aldea global ha terminado dando origen al de globalización, término que parece definir la actual sociedad de la información.
La globalización produce el efecto de que un mensaje cruza el globo en segundos y de que ya no vale actuar de forma local, sino que se impone la extrapolación y adaptación de todo tipo de operaciones y políticas de empresa a todas las empresas, donde quiera que se encuentren.
El control de riesgo de proveedores requiere una visión global
Esta parte del proceso de compliance requiere un control exhaustivo y riguroso a nivel global, por lo que la vigilancia activa sobre estos procesos es cada vez más intensa y exigente.
En España y Latinoamérica es moneda corriente la subcontratación de servicios. Esto tiene como consecuencia que se dé prioridad al cumplimiento de los requisitos en materia de prevención, con el fin de tener un control sobre la seguridad y la salud de los trabajadores durante la ejecución de cualquier proyecto de construcción o ingeniería o servicios.
Pese a la insistencia en la importancia de este aspecto, pocas compañías han prestado atención o dedicado recursos a la precualificación de un proveedor antes de llevar a cabo cualquier tipo de proyecto.
Algunas empresas no cumplen con los estándares mínimos de seguridad y salud, aspectos cada vez más críticos, tanto para la salud de sus proveedores, como para garantizar unos estándares de calidad homogéneos. La consecuencia es que las multas y sanciones por infracciones cometidas por proveedores no precualificados son cada vez más frecuentes en este ámbito.
Nuevas tecnologías para controlar los riesgos que pueden causar los proveedores
La tecnología es la llave para poder monitorizar que se cumplan las nuevas normativas y se lleven a cabo las mejores prácticas, ya sea antes del inicio de un proyecto, como en el desarrollo del mismo.
Nalanda, ha llevado a cabo un estudio con más de 350 grandes contratistas de los sectores de la construcción, energía y servicios que ya tienen un buen control de su cadena de suministro a través de su plataforma CAE. Por ello ha recomendado que se adopten tecnologías parecidas para controlar estas cadenas de suministro.
Los cambios cuestan. Muchos de estos contratistas tienen información en sus ERPs tradicionales y no se fían al 100% de los nuevos sistemas SaaS, pese a la experiencia positiva que se ha obtenido con la documentación CAE.
Estas son las empresas en porcentaje que han analizado las ventajas y han adoptado el uso de las nuevas tecnologías:
- Un 9% de las empresas ya han empezado a usar tecnología SaaS (Innovadores)
- Un 18% ya están en vías de implantación (Madrugadores)
- Un 44% ve su adopción antes de un año. (Mayoría temprana)
- Un 21% indica que esperará a ver los resultados de los anteriores (Mayoría tardía)
- Un 8% son renuentes y es muy posible que queden rezagados y utilizando sistemas tradicionales (Rezagados)
Como se puede comprobar, existe cierta resistencia al cambio; el uso de las nuevas tecnologías está tardando en “calar” entre los proveedores.
Pero, ¿cómo funciona el proceso de precualificación de un proveedor?
Cuando una empresa X selecciona y cualifica proveedores para su cadena de suministro, hay varios factores que entran en juego:
- Buscar Información relacionada con áreas de riesgo que tienen que ver con cumplir en tiempo y forma con los grados de servicio acordados (prioridad Nº 1).
- Solicitar al proveedor evidencia de que conoce en profundidad las áreas operativas en las que van a trabajar.
Sin embargo, no se suele ser tan riguroso en otras áreas importantes, como seguridad, salud, prácticas de sostenibilidad o si el proveedor ha sido examinado previamente por alguna administración.
De acuerdo con los estándares de calidad de Nalanda, los criterios en orden descendente cuando se investiga, precualifica y selecciona un proveedor son los siguientes:
- Registros de calidad (por ejemplo, en puntualidad de envíos, nivel de servicio, mantenimiento preventivo planificado, etc.).
- La acreditación en la experiencia en las soluciones ofrecidas
- Experiencia técnica
- Viabilidad financiera
- Seguros con coberturas adecuadas
En otro orden de importancia hay una serie de criterios que se suelen pasar por alto o con los que se actúa con más laxitud. Estos son:
- Información sobre la reputación del proveedor
- Riesgos de ciberseguridad y de seguridad en la información
- Posibles litigios
- Indicadores de seguridad y salud, a ser posible, antes de la adjudicación
Pero, ¡ay!, con la Iglesia hemos topado; la “cenicienta” de los criterios exigidos son todos aquellos que tienen que ver de alguna forma con la sostenibilidad, exigencias medioambientales, derechos humanos, igualdad, políticas anticorrupción y anti soborno, etc.
Qué debe medir un software “as a service” de precualificación
Un software “as a service” de precualificación o en nuestro caso una platform “as a service” debe ser una foto lo más completa posible de un proveedor y que permita decidir si es aconsejable que sea homologado.
Los criterios mínimos que se deberían considerar a este efecto son:
- Políticas anticorrupción
- Prevención de sobornos blanqueo de capital y financiación del terrorismo
- Identidad inequívoca de la empresa
- Análisis financiero
- Seguros y certificados negativos de deudas con las administraciones públicas
- Evaluación de desempeño
- Recursos humanos
- Seguridad y Salud
- Calidad y Medioambiente
- Protección de datos
- Ciberseguridad
- Responsabilidad Social Corporativa
¿Quién es el responsable de los procesos de precualificación de proveedores con las empresas?
- En un 40% de las empresas es el Departamento de Compras, que tiene que lidiar con lo urgente y lo importante.
- En un 25% de las empresas es la Dirección Corporativa de la empresa la responsable de la precualificación, pese a estar alejada del día a día de la misma.
- Tan solo en un 15%, esta responsabilidad recae sobre un departamento específico dedicado al control de la cadena de suministro.
En el resto de casos, la casuística es variada y por lo general recae en departamentos con una visión parcial de la cadena de suministro, como son: operaciones, logística, legal, financiero e incluso IT.
Como se deduce de todo lo leído, hay mucho camino por recorrer en muchas de las áreas de precualificación de proveedores y habría que empezar por darle la importancia que tiene.
A modo de resumen, el 75% de los encuestados admite cualificar al proveedor una vez que ya ha empezado a trabajar con la empresa. Y esto no es nada recomendable.
Así que, acostumbrémonos a precualificar y nos evitaremos muchos trastornos. Como decimos popularmente…
“¡precualificando, que es gerundio!”
