La transformación digital es ineludible para todas
las empresas e instituciones. Y cuanto antes la afronten, mucho mejor para
optimizar la organización de su actividad. Un ejemplo de esta tendencia
en toda la sociedad es la ofensiva
que han emprendido las empresas de telecomunicaciones reuniéndose con los
partidos políticos para que sus propuestas de digitalización de la economía se
incorporen en sus programas. En concreto, los empresarios han puesto el énfasis
en la puesta en marcha de una estrategia de empleo digital y en la implantación
de un ecosistema para estimular la inversión en ciberseguridad con el fin de
que la Administración Pública sea 100% digital antes del año 2022.
Es mucho lo que está en juego. Sin embargo, la
resistencia al cambio y el miedo a lo desconocido son dos de los principales
frenos que pueden retrasar este desarrollo tecnológico. Se trata de barreras,
pero que se pueden sortear acudiendo a especialistas en ayudar a las
organizaciones a aprovechar el potencial que tiene la tecnología para hacerlas
más competitivas y preparadas a la hora de afrontar los retos que plantean los
nuevos tiempos.
La
digitalización documental, un primer paso en esta transformación
Un primer paso en esta evolución puede ser la
digitalización de todos los documentos que manejan en su día a día las
compañías para, ya en una segunda fase, pasar a digitalizar sus propios procesos
de negocio. En Nalanda tenemos la aplicación Gestiona, un servicio de gestión
documental que reclama, custodia, verifica, y valida la documentación de las
empresas, trabajadores, y maquinaria de todas las subcontratas para verificar
su calidad y comprobar que están en regla.
Esta especialización se ha adaptado a las nuevas demandas ampliando sus
servicios para ayudar a sus clientes en proyectos más complejos de esta llamada
transformación digital, gracias a
herramientas y sistemas que generan documentos en formato digital y procesan
todos los flujos de información que se dan dentro de una empresa: contratos,
facturas, etc., así como otros servicios complementarios asociados a la
gestión documental.
Todos estos flujos de información requieren ser
gestionados con inmediatez, seguridad, fiabilidad, exactitud en el dato y
confidencialidad porque afectan a áreas de trabajo que generan información
sensible. Y para manejar toda esta información documental es necesario contar
con herramientas que la integren en un solo punto de forma centralizada,
permitiendo el acceso a cada documento desde diversos tipos de plataformas y
dispositivos con total seguridad y trazabilidad.
Agilidad y ahorro de costes, algunas de las ventajas
de acometer la transformación digital
Una vez que
se implantan este tipo de procesos de gestión de la información se producen
muchos beneficios: se simplifican y agilizan los trámites, se reducen los
riesgos de error, se suprime el papel y sus costes de almacenamiento sin que
por ello los documentos pierdan valor legal, ya que el formato digital para
facturas y todo tipo de documentos contables está homologado y aceptado por la
Agencia Tributaria. Otras ventajas son la movilidad y flexibilidad
para el acceso a la información en tiempo real y a través de cualquier canal y
dispositivo.
La comunicación digital certificada como
alternativa al burofax
Y
precisamente en este apartado de la digitalización de los procesos tiene
especial relevancia la comunicación digital certificada, la cual debe
realizarse de acuerdo al Sistema Europeo para el
Reconocimiento de Identidades Electrónicas o eIDAS, con el fin de mantener la
confidencialidad y asegurar la trazabilidad de la transacción. En este tipo de
comunicaciones el burofax o la carta certificada, procedimientos que daban fe
legal a la comunicación realizada y a su contenido, están cediendo el testigo estos
nuevos procedimientos que utilizan tecnologías como el SMS, el correo
electrónico y las notificaciones push
certificadas para garantizar la validez legal de la comunicación. En estos
casos es conveniente utilizar una plataforma en la que todos los datos quedan
registrados y son explotables y exportables por el hecho de haber sido generados
en formato digital.
