La digitalización documental, un paso importante en la transformación digital

La transformación digital es ineludible para todas las empresas e instituciones. Y cuanto antes la afronten, mucho mejor para optimizar la organización de su actividad. Un ejemplo de esta tendencia en toda la sociedad es la ofensiva que han emprendido las empresas de telecomunicaciones reuniéndose con los partidos políticos para que sus propuestas de digitalización de la economía se incorporen en sus programas. En concreto, los empresarios han puesto el énfasis en la puesta en marcha de una estrategia de empleo digital y en la implantación de un ecosistema para estimular la inversión en ciberseguridad con el fin de que la Administración Pública sea 100% digital antes del año 2022.

Es mucho lo que está en juego. Sin embargo, la resistencia al cambio y el miedo a lo desconocido son dos de los principales frenos que pueden retrasar este desarrollo tecnológico. Se trata de barreras, pero que se pueden sortear acudiendo a especialistas en ayudar a las organizaciones a aprovechar el potencial que tiene la tecnología para hacerlas más competitivas y preparadas a la hora de afrontar los retos que plantean los nuevos tiempos.

La digitalización documental, un primer paso en esta transformación

Un primer paso en esta evolución puede ser la digitalización de todos los documentos que manejan en su día a día las compañías para, ya en una segunda fase, pasar a digitalizar sus propios procesos de negocio. En Nalanda tenemos la aplicación Gestiona, un servicio de gestión documental que reclama, custodia, verifica, y valida la documentación de las empresas, trabajadores, y maquinaria de todas las subcontratas para verificar su calidad y comprobar que están en regla.  Esta especialización se ha adaptado a las nuevas demandas ampliando sus servicios para ayudar a sus clientes en proyectos más complejos de esta llamada transformación digital, gracias a herramientas y sistemas que generan documentos en formato digital y procesan todos los flujos de información que se dan dentro de una empresa: contratos, facturas, etc., así como otros servicios complementarios asociados a la gestión documental.

Todos estos flujos de información requieren ser gestionados con inmediatez, seguridad, fiabilidad, exactitud en el dato y confidencialidad porque afectan a áreas de trabajo que generan información sensible. Y para manejar toda esta información documental es necesario contar con herramientas que la integren en un solo punto de forma centralizada, permitiendo el acceso a cada documento desde diversos tipos de plataformas y dispositivos con total seguridad y trazabilidad.

Agilidad y ahorro de costes, algunas de las ventajas de acometer la transformación digital

Una vez que se implantan este tipo de procesos de gestión de la información se producen muchos beneficios: se simplifican y agilizan los trámites, se reducen los riesgos de error, se suprime el papel y sus costes de almacenamiento sin que por ello los documentos pierdan valor legal, ya que el formato digital para facturas y todo tipo de documentos contables está homologado y aceptado por la Agencia Tributaria. Otras ventajas son la movilidad y flexibilidad para el acceso a la información en tiempo real y a través de cualquier canal y dispositivo.

La comunicación digital certificada como alternativa al burofax

Y precisamente en este apartado de la digitalización de los procesos tiene especial relevancia la comunicación digital certificada, la cual debe realizarse de acuerdo al Sistema Europeo para el Reconocimiento de Identidades Electrónicas o eIDAS, con el fin de mantener la confidencialidad y asegurar la trazabilidad de la transacción. En este tipo de comunicaciones el burofax o la carta certificada, procedimientos que daban fe legal a la comunicación realizada y a su contenido, están cediendo el testigo estos nuevos procedimientos que utilizan tecnologías como el SMS, el correo electrónico y las notificaciones push certificadas para garantizar la validez legal de la comunicación. En estos casos es conveniente utilizar una plataforma en la que todos los datos quedan registrados y son explotables y exportables por el hecho de haber sido generados en formato digital.