La transformación digital es ineludible para todas
las empresas e instituciones. Y cuanto antes la afronten, mucho mejor para
optimizar la organización de su actividad. Un ejemplo de esta tendencia
en toda la sociedad es la ofensiva
que han emprendido las empresas de telecomunicaciones reuniéndose con los
partidos políticos para que sus propuestas de digitalización de la economía se
incorporen en sus programas. En concreto, los empresarios han puesto el énfasis
en la puesta en marcha de una estrategia de empleo digital y en la implantación
de un ecosistema para estimular la inversión en ciberseguridad con el fin de
que la Administración Pública sea 100% digital antes del año 2022.
Es mucho lo que está en juego. Sin embargo, la
resistencia al cambio y el miedo a lo desconocido son dos de los principales
frenos que pueden retrasar este desarrollo tecnológico. Se trata de barreras,
pero que se pueden sortear acudiendo a especialistas en ayudar a las
organizaciones a aprovechar el potencial que tiene la tecnología para hacerlas
más competitivas y preparadas a la hora de afrontar los retos que plantean los
nuevos tiempos.
La
digitalización documental, un primer paso en esta transformación
Un primer paso en esta evolución puede ser la
digitalización de todos los documentos que manejan en su día a día las
compañías para, ya en una segunda fase, pasar a digitalizar sus propios procesos
de negocio. Nalanda es una compañía con más de 20 años de experiencia
que inició su actividad ofreciendo servicios de gestión y digitalización
documental para optimizar los procesos de contratación en las obras y proyectos
en las que concurren diversas compañías. Esta especialización se ha adaptado a las
nuevas demandas ampliando sus servicios para ayudar a sus clientes en proyectos
más complejos de esta llamada transformación
digital, gracias a herramientas y sistemas que generan documentos en
formato digital y procesan todos los flujos de información que se dan dentro de
una empresa: contratos, facturas de clientes y proveedores, albaranes, notas de
gasto, contrato de revisión de la maquinaria, validaciones y aptitudes médicas
de los trabajadores, formación en PRL de quienes participan en una obra, etc.
Todos estos flujos de información requieren ser
gestionados con inmediatez, seguridad, fiabilidad, exactitud en el dato y
confidencialidad porque afectan a áreas de trabajo que generan información
sensible. Y para manejar toda esta información documental es necesario contar
con herramientas que la integren en
un solo punto de forma centralizada, permitiendo el acceso a cada documento
desde diversos tipos de plataformas y dispositivos con total seguridad y
trazabilidad. En Nalanda tenemos una base de datos de más de 35.000
subcontratistas de toda España. En las obras que gestionamos validamos y
homologamos digitalmente la documentación de la empresa, de los trabajadores y
de la maquinaria que vayan a utilizar.
Agilidad y ahorro de costes, algunas de las ventajas
de acometer la transformación digital
Una vez que
se implantan este tipo de procesos de gestión de la información se producen
muchos beneficios: se simplifican y agilizan los trámites, se reducen los
riesgos de error, se suprime el papel y sus costes de almacenamiento sin que
por ello los documentos pierdan valor legal, ya que el formato digital para
facturas, notas de gasto, albaranes y todo tipo de documentos contables está
homologado y aceptado por la Agencia Tributaria. Otras ventajas son la movilidad y flexibilidad
para el acceso a la información en tiempo real y a través de cualquier canal y
dispositivo gracias a plataformas capaces de generar
en formato digital cualquier tipo de documento desde su origen con plena
validez legal.
La firma de contratos laborales digitales
La firma de
contratos laborales constituye otra de las actividades habituales de algunas
compañías que cuentan con muchos empleados, especialmente si realizan
contrataciones temporales como puede ser en empresas constructoras que
incorporan en un proyecto a muchos subcontratistas. En estos casos es muy útil
la digitalización del proceso: los contratos se generan digitalmente, se le
envían al trabajador por correo electrónico y este lo devuelve utilizando un
proceso de firma digital certificada.
La comunicación digital certificada como
alternativa al burofax
Y
precisamente en este apartado de la digitalización de los procesos tiene
especial relevancia la comunicación digital certificada, la cual debe
realizarse de acuerdo al Sistema Europeo para el
Reconocimiento de Identidades Electrónicas o eIDAS, con el fin de mantener la
confidencialidad y asegurar la trazabilidad de la transacción. En este tipo de
comunicaciones el burofax o la carta certificada, procedimientos que daban fe
legal a la comunicación realizada y a su contenido, están cediendo el testigo estos
nuevos procedimientos que utilizan tecnologías como el SMS, el correo
electrónico y las notificaciones push
certificadas para garantizar la validez legal de la comunicación. En estos
casos es conveniente utilizar una plataforma en la que todos los datos quedan
registrados y son explotables y exportables por el hecho de haber sido generados
en formato digital.
