El whistleblowing, el sistema de denuncias que llegará en diciembre

El término whistleblower en inglés hace referencia al policía que hace sonar el silbato cuando observa que se está cometiendo un delito con el fin de alertar a sus compañeros y al público. Coloquialmente, con esa palabra se suele denominar a un “soplón” o a alguien que denuncia una conducta inadecuada en el ámbito laboral.

De hecho, el término inglés ha dado lugar al “whistleblowing”, un sistema para la lucha eficiente contra la corrupción con el que la World Compliance Association define a cualquier persona que “trabajando en sectores públicos o privados denuncia un hecho constitutivo de delito, peligro o fraude”.

Pero, ¿soy un soplón si denuncio una conducta inmoral o ilegal en mi propia empresa?

Un trabajador detecta por casualidad que uno de sus compañeros de trabajo, pongamos por ejemplo, el director financiero, lleva unos meses desviando fondos de la empresa e invirtiéndolos en cuentas en Suiza para su propio lucro.

La situación de este empleado es delicada, pues él lleva poco tiempo en la empresa y jerárquicamente está muy por debajo de director financiero, por lo que ir al despacho del CEO a reportarlo le paraliza ante la posibilidad de que no le crean y de que pueda ser él quien salga escaldado de todo el affaire.

Esta situación, ficticia, bien podría darse en cualquier organización y el miedo a posibles represalias o a no ser creído por los altos cargos o accionistas de la empresa a buen seguro que ha evitado que se denuncien muchas de estas acciones. Es una de las razones por las que las empresas deben crear un canal de denuncias.

¿Qué es un canal de denuncias en una empresa?

Un canal de denuncias dentro de una empresa es una plataforma o buzón anónimo que permite a todos los trabajadores, con independencia del puesto que ocupen, alertar sobre malas prácticas o conductas indecorosas que se estén produciendo en su compañía.

Este canal puede ser utilizado tanto por los trabajadores como por terceros que tengan algún tipo de relación profesional con la entidad, como pueden ser los proveedores, clientes, etc.

Estas malas prácticas o conductas indecorosas pueden ser por acoso, estafas, fraudes, corrupción y otras irregularidades cometidas por un miembro de la empresa o alguien vinculado a la misma.

Las organizaciones están expuestas a padecer las consecuencias de infracciones o malas conductas de sus trabajadores. El objetivo de establecer la obligación de contar con un canal de denuncias, como un aspecto más de compliance, es la de evitar y prevenir estas acciones y prácticas, y contribuir a la transparencia de la empresa y a generar un clima de confianza entre sus miembros

Otro beneficio adicional, no por obvio menos importante, es el de crear un canal de comunicación interno para denuncias que sea eficiente y que pueda conocerse antes de incurrir en delito. Esto contribuye a que la empresa evite sanciones y multas por las posibles infracciones que puedan cometer sus empleados de forma individual.

Es una forma de depurar responsabilidades previas, eximiendo de culpabilidad a la empresa por acciones que puedan trascender en un futuro. Sería la versión empresarial de “lo que pasa en Las Vegas, se queda en Las Vegas”. Un mecanismo de autoprotección.

¿Qué empresas tienen la obligación de contar con un canal de denuncias?

Disponer de un canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas con más de 50 trabajadores, así como para las que aunque no alcancen esa plantilla, facturen más de 10 millones de euros al año. Y también debe de implantarse en todas las entidades que actúen en el sector financiero y de gestión de capitales.

Así lo estipula la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019. Esta normativa entró en vigor el 26 de noviembre de 2019 con el objetivo de regular la implantación de medidas de whistleblowing  y establece un plazo para implantar estas medidas, fijando como fecha tope el 21 de diciembre de 2021.

Conforme al artículo 8 de la norma, deberán contar con un canal interno de denuncias y seguimiento de las mismas, tanto empresas del sector privado como público.

¿A quién se intenta proteger con el canal de denuncias ?

Un denunciante es cualquier persona física que informa o revela públicamente infracciones o irregularidades y que ha obtenido esta información en el contexto de sus actividades laborales.

La nueva Directiva se aplicará a los denunciantes que trabajen en el sector privado o público, incluyendo, como mínimo, a:

• A aquellas personas que tengan la condición de trabajadores.
• A los trabajadores no asalariados, según recoge  el artículo 49 del TFUE.
• A los accionistas y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como a los voluntarios y a los trabajadores en prácticas, perciban o no una remuneración.
• A cualquier persona que trabaje bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Características y requisitos de los canales de denuncias

Los canales de denuncias en la empresa deben de cumplir con una serie de requisitos:

• Deben ser fácilmente accesibles, con un mecanismo fácil y rápido de usar para todos los empleados.
• Deberán garantizar la confidencialidad y el anonimato.
• Se debe formar a los empleados para que conozcan su funcionamiento.
• Si se considera necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
• Hay que establecer un régimen sancionador con un sistema disciplinario que imponga las sanciones adecuadas por su incumplimiento.
• Se debe informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal.

¿Quién es responsable de canalizar las denuncias?

Hay varias formas de vehiculizar estas denuncias pero, internamente, la “patata caliente” le corresponde a la figura del compliance officer. De esta forma, la empresa se asegura de que sólo este profesional sea quien conozca la identidad del denunciante y el hecho o infracción denunciada.

Este sistema permite que la investigación sea más sencilla y directa: el compliance officer concierta una entrevista privada con la persona denunciada para iniciar la fase de instrucción.

El canal de denuncias también se puede externalizar. La UNE 19601 prevé y contempla la externalización del canal de denuncias contratando este servicio con una firma independiente.

Pasos para implementar un canal de denuncias en mi empresa

Lo primero que hay que decidir es qué vías de comunicación se van a habilitar para que los empleados se pongan en contacto con la empresa: teléfono, email, software, etc. En todos los casos debe quedar protegido el anonimato del denunciante.

En el caso de que se vaya a recurrir a un software, hay que especificar si se va a desarrollar una herramienta interna o si se va a contar con un proveedor externo. Desarrollar un software interno tiene la ventaja de que se puede hacer a medida de las necesidades de la empresa.

El software externo, por otro lado, es más rápido y sencillo de poner en marcha, pero tiene el inconveniente de ser más genérico y más costoso.

En resumen, el objetivo final de la puesta en marcha de este tipo de iniciativas no consiste en fomentar la proliferación de “soplones” en una empresa, sino más bien al contrario:  mejorar el funcionamiento de la misma, así como su reputación de cara al exterior, facilitando canales de transparencia y garantizando un comportamiento ético de todos sus miembros.

De esta forma, todos mejoraremos nuestros comportamientos y escucharemos menos veces “tocar el silbato”.