El gran riesgo de la gestión preventiva que casi nadie ve

Todavía a día de hoy, existen muchos departamentos de Seguridad y Salud que se resisten al cambio y mantienen la utilización de las hojas de cálculo para la gestión preventiva de los procesos de su organización, constituyendo un gran riesgo. Y ese, es un riesgo que casi nadie ve.

¿Por qué la utilización de Excel se convierte en un gran riesgo?

Son muchos los factores que puedan considerarse, pero destacaremos algunos:

1.-  Se invierte demasiado tiempo en su creación y mantenimiento.

Al ser un trabajo manual, la incorporación de datos es lenta y ardua, llevando incluso a que los datos registrados pierdan vigencia.

Además, la creación de esas estructuras de ficheros vinculadas, con fórmulas o macros, suele recaer en una persona concreta. Cuando esa persona no está en la organización o pasa a ocupar otra función, el riesgo de que su mantenimiento y actualización decaiga crece exponencialmente.

2.- Ofrece una cantidad ingente de datos, en muchas ocasiones difíciles de manejar.

Poner los datos en orden, vincularlos y actualizarlos puede conducir a errores constantes. La precisión de los datos no siempre es la idónea y la actualización de los archivos no siempre se realiza de manera “estricta”

3.- Los datos registrados no siempre son fiables

Quedan obsoletos casi desde el mismo instante de su registro.

4.– El acceso y la colaboración no son los idóneos

Generalmente existen dificultades de acceso de otros departamentos, lo que dificulta la colaboración entre áreas, trabajando así los prevencionistas de forma independiente, asumiendo toda la responsabilidad.

5.- La información contenida sirve para mirar al pasado sin aportar valor

Como fuente de datos, puede aportar un resultado concreto, por ej. un incidente o una fecha de alta, …

Pero no incorpora conocimientos esenciales en la tarea preventiva: principales indicadores de desempeño, formaciones en prevención, riesgos vinculados a trabajos concretos, descripciones de puestos, inspecciones, planificación preventiva, descripción de incidentes, observaciones generales, etc.

No sirve para identificar patrones o modelos que se deben implementar. Cuando realizas el seguimiento de la gestión preventiva, es vital que se pueda aportar valor de alguna manera.

Por todas estas características mencionadas, podemos decir que trabajar con Excel u hojas de cálculo hace que se ponga en riesgo la gestión preventiva, pudiendo así llevar a un caos a los departamentos de PRL.

Llevar la gestión preventiva a otro nivel

Hoy día, gracias a la tecnología, estos procesos ya no se tienen que realizar de forma manual. Afortunadamente, existen software específicos para llevar tu gestión preventiva a otro nivel.

La tecnología nos permite, además de  grabar y almacenar información, conocer cualquier información sobre lo que realmente está sucediendo en la empresa. Además, facilita y agiliza la toma de decisiones y poco a poco se puede ir generando cultura preventiva.

Invertir en un Software de PRL ayuda a rentabilizar la gestión preventiva

Utilizar un software de PRL en lugar del Excel contribuye al objetivo de garantizar que las organizaciones aprendan constantemente y se esfuercen por aumentar la eficiencia en todos los ámbitos.

Con un software de PRL podemos mejorar la participación y la cultura preventiva: toda la organización puede registrar datos además de poderlos visualizar fácilmente. Permite llevar las tareas al día, ayudando por tanto en la toma de decisiones ágiles y en tiempo real.

Además,  facilita la protección de las personas y ayuda a identificar las formas en las que podemos mitigar los riesgos a niveles aceptables. Con él, eliminas tiempo y esfuerzo dedicados a crear, documentar y buscar diversos conocimientos en hojas de cálculo. Así, los técnicos de prevención de riesgos laborales pueden dedicar tiempo a compartir datos y conocimientos con los empleados y la dirección. Trabajando en pro de una cultura en la que todos están comprometidos con la seguridad.

El resultado es que no se pierdan oportunidades en la mejora proactiva de la seguridad y salud. Debemos hacer más visible la cultura preventiva y ser capaces de generar decisiones en pro de la prevención, reducción y eliminación de riesgos laborales.

Con el Software PRL Colaborativo de Nalanda, desarrollado por 6conecta (empresa del Grupo Nalanda),  ayudamos a los departamentos de prevención de riesgos laborales a digitalizar la gestión preventiva, haciéndola más ágil, integrada y sin papeles.