¿Cómo hacer un Directorio de Proveedores? La calidad no se improvisa

Ya hemos hablado anteriormente en este blog de diversos aspectos relacionados con el proceso de homologación de proveedores, pero hoy vamos a hablar de las ventajas de acceder a un buen directorio de proveedores homologados. La calidad no se improvisa y un buen directorio, con empresas que han pasado un proceso de homologación, ahorra tiempo y evita riesgos innecesarios.

En los últimos 20 años los procesos de homologación han experimentado una progresiva mejora y profesionalización con el fin de detectar si la calidad que nos ofrece un suministrador o subcontratista cumple los parámetros de calidad que exige nuestra compañía.

Gran parte de estas mejoras nos vienen del mundo anglosajón, donde hace muchos años se empezaron a desarrollar técnicas para acreditar el cumplimiento de los estándares que ya se están utilizando en nuestro país, donde los procesos de contratación de proveedores tenían una objetivación menos exigente.

Plataformas con licencias de uso Software as a Service

Como ya decíamos el principio, hemos hablado en otros artículo de varios aspectos del proceso de homologación, como el uso del Software as a Service (SaaS), una plataforma tecnológica que facilita el acceso de los proveedores a un directorio de empresas homologadas al que acuden los compradores en el caso de que necesiten sus bienes y servicios.

Este sistema recopila y centraliza los datos de homologación de los proveedores para después integrarlos en otros servicios de gestión y proyectos, como el directorio de proveedores.

Un Directorio de Proveedores homologados ofrece múltiples ventajas

Un directorio es una gran base de datos ubicada en la nube. En el caso de Nalanda se trata de una amplísima fuente de información, fruto del conocimiento recopilado durante años con miles de empresas subcontratistas a través de los procesos de gestión de la documentación CAE y de los procesos de homologación.

¿Cuáles son las ventajas de un directorio de este tipo?

Muchas; en primer lugar su fiabilidad y actualización: los datos son plenamente vigentes, pues se actualizan de forma constante y son revisados por los profesionales de Nalanda en cada ámbito. Cada proveedor se muestra con diferentes ratings adquiridos según la documentación que aporte a la base de datos.

Otra gran ventaja es la variedad, ya que permite elegir proveedores entre más de 5.000 actividades diferentes en distintos ámbitos geográficos.

Este directorio es absolutamente transparente; cada proveedor ofrece una amplia documentación de su actividad: datos comerciales, financieros, etc., así como todo el histórico de los trabajos previos reales.

¿Qué necesito saber de mis proveedores?

Los contratistas quieren saber lo más posible sobre sus proveedores: tiempos de entrega, habilidades y competencias de su personal, solvencia financiera, calidad de sus productos y servicios, experiencia, gama de precios. Estas serían las facetas que es importante conocer:

SEGURIDAD Y SALUD. Cumplir con la normativa de salud y seguridad en el trabajo es importante para todos. Si un trabajador de tu proveedor tiene un accidente laboral en tus instalaciones, la responsabilidad nos puede salpicar.

CALIDAD. Las certificaciones de calidad garantizan que las organizaciones han implantado metodologías de trabajo que optimizan el funcionamiento. Si nuestro proveedor se compromete con la calidad, su beneficio redundará en nosotros.

MEDIOAMBIENTE. Las políticas medioambientales son hoy en día imprescindibles y son un elemento reputacional. Debemos cuantificar el impacto medioambiental de su actividad y comprobar si tienen políticas  para reducir las emisiones, etc.

POLITICAS LABORALES. Debemos comprobar que nuestros proveedores cuidan a nuestros trabajadores. También es necesario que implanten políticas de igualdad y diversidad, que fomenten el diálogo con los sindicatos, etc.

RSC. Necesitamos proveedores que sean socialmente responsables. Que cuiden a sus empleados, que se preocupen por mejorar el entorno en el que ejercen su actividad y que respeten el medio ambiente.

COMPLIANCE. Para prevenir actividades ilícitas, nada mejor  que nuestro proveedor tenga implantado un sistema de compliance.

CIBERSEGURIDAD. Es muy importante que nuestros proveedores hagan una correcta gestión de los datos que utilizan y que cumplan con el RGPD. Asimismo, deben tener medidas que garanticen la seguridad de sus sistemas informáticos.

FINANZAS. Debemos conocer las cuentas del año en curso y del ejercicio anterior de nuestros proveedores debidamente auditadas. Nadie quiere contratar a empresas que tengan problemas financieros.

¿Qué implica el proceso de homologación?

Las exigencias que forman parte del procedimiento dependerán de las necesidades del contratista y del tipo de proveedor. Es diferente el que suministra bienes o productos del que realiza obras y servicios. En cualquier caso, el camino se resumirá en tres etapas:

1. Subida de la documentación. Se cumplimenta la información requerida para acceder a la oferta y se pone a disposición del comprador.
2. Recepción y validación. Expertos externos validan la documentación oficial aportada.
3. Directorio de proveedores. Una vez que los proveedores se homologan, el comprador tendrá mayor acceso a un directorio profesional de empresas.

En todo este proceso es muy importante el acompañamiento experto desde una plataforma sólida, externa e imparcial que ayude a comprador y proveedor. En Nalanda asesoramos, custodiamos y garantizamos la independencia y validez de este proceso.

¿Qué costes tiene usar el Directorio de Proveedores?

Acceder al Directorio de Proveedores de Nalanda no tiene coste alguno para el comprador. Tiene un pequeño coste para los proveedores, que pagan una pequeña cantidad por el servicio de gestión del proceso de homologación de sus empresas.

Acceder a la Plataforma de Homologación y al Directorio de Proveedores es económico, fiable y eficaz para los compradores que quieran mantener relaciones profesionales cumpliendo la normativa y evitando riesgos innecesarios.