De la CAE a la CAE EFECTIVA, una transformación necesaria

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), o lo que es lo mismo, todas las acciones enfocadas a garantizar el bienestar y la seguridad de todos los trabajadores de diferentes empresas que concurren en un mismo centro de trabajo, deben sufrir una transformación para pasar a ser una CAE Efectiva.

¿Por qué esta transformación? La CAE es una obligación legal para todas aquellas compañías que lleven a cabo actividades con contratistas o subcontratistas. Pero hoy en día la ingente cantidad de documentación que generan los diferentes agentes pide a voces la evolución de la CAE “tradicional” hacia un procedimiento más efectivo.

Esta transformación, necesaria, es una demanda cada vez más extendida de las personas a cargo de los servicios de prevención, debido a la excesiva carga burocrática que provoca actualmente el intercambio documental en detrimento de recursos que se pueden emplear en otros fines y tareas más eficientes.

Entérate de todo en esta Masterclass: De la CAE a la CAE Efectiva de Luis Braña,
Manager de Seguridad Laboral en Mahou San Miguel
y Coordinador de la Línea de Trabajo de CAE y miembro de la Junta Directiva en PRL Innovación

Las Claves para alcanzar una CAE EFECTIVA

La clave del éxito para conseguir una CAE EFECTIVA está en la integración de la CAE en la organización, la aplicación del principio de proporcionalidad en función del riesgo, entender las particularidades de la concurrencia y de las situaciones especiales, la importancia de la cooperación y saber obtener aprendizajes de todo el procedimiento.

El Ciclo de Vida de la CAE Efectiva: Contratación, Planificación, Ejecución y Evaluación

El ciclo de vida de la CAE Efectiva representa los distintos escenarios y procesos de la coordinación entre empresas en el marco de un proceso de mejora continua. Las fases de este ciclo son las siguientes:

Contratación

En esta fase hay muchos aspectos que favorecen una toma de decisiones efectiva (qué hay que contratar, con quién, etc.). El objetivo principal es generar aprendizajes y mejoras en las empresas implicadas. 

El enfoque de “gestionar la cultura” vs “gestionar el contrato” ayuda a crear relaciones de confianza positivas y duraderas, limitando los riesgos si se consigue que los trabajadores de la empresa contratada se identifiquen con la cultura de la empresa cliente.

Es fundamental en esta fase del proceso contar con una buena información previa y efectuar una correcta homologación de proveedores.

Planificación y organización

Una vez firmado el contrato y antes de realizar el trabajo o servicio, es crítico asegurarse de que se han fijado las medidas necesarias para garantizar la seguridad y salud, tanto de los trabajadores que van a prestar el servicio, como la de terceros (clientes, público general, …) a los que puede afectar de alguna manera el trabajo prestado.

Estas medidas deben estar en proporción al riesgo de la actividad concreta y a las circunstancias en las que se presta el servicio. Es importante adaptar los requisitos y hacer reuniones, charlas de acogida y evaluaciones previas para adaptar los procedimientos.

Esta fase tiene como objetivo central planificar el intercambio de información específica sobre las características de los lugares de trabajo y los riesgos potenciales de las actividades.

Cuanto antes se pongan  en marcha las acciones de planificación y coordinación entre las empresas implicadas, más eficaces serán.

Ejecución y control

Durante la realización del servicio es importante asegurar la calidad en las actuaciones y comprobar que todo se lleva a cabo según lo planificado. En esta fase es clave generar relaciones de confianza entre la empresa principal y la empresa subcontratada.

Para ello se recomienda establecer recursos de coordinación, hacer reuniones periódicas de seguimiento, contar con todos los permisos y autorizaciones y tener una comunicación fluida con todas las contratas.

Finalización y evaluación del desempeño

Las empresas con gran implicación en la CAE pueden aprender unas de otras y crear una relación sostenible centrada en la mejora continua.

Analizando los registros de las actividades realizadas y otros indicadores del desempeño y mediante el cuadro de mando de CAE,  se puede valorar el esfuerzo de cada parte implicada en la relación de coordinación y, de esta forma, establecer nuevas mejoras.

Lo más importante para que una CAE sea realmente efectiva es que impacte en la mejora de la seguridad y la salud de todas las personas que participan en la cadena de subcontratación.

Estrategia para el Cambio: cómo Implantar una CAE Efectiva

La implantación de una CAE efectiva no es algo inmediato. Hay que sortear obstáculos y trazar una estrategia ganadora para que se produzca el cambio.

Etapa previa

El objetivo de esta fase previa es buscar un motivo que justifique la necesidad de cambiar de modelo de CAE. Se trata de reflexionar e identificar las razones para el cambio. Una vez identificadas, es importante implicar al mayor número posible de integrantes del Servicio de Prevención. De esta forma, el cambio se producirá sin apenas resistencia y con mayores garantías.

Autodiagnóstico

Una vez asumido el proceso de cambio, el objetivo de esta primera etapa es analizar en detalle el modelo de CAE que está implantado actualmente en la empresa. Para llevar a cabo este diagnóstico hay algunos aspectos clave que conviene considerar:

1. Documentación que se pide a las contratas.
2. Información de riesgos y medidas preventivas.
3. Integración de la prevención en la organización.
4. Posible impacto que tiene el modelo actual de CAE.
5. Analizar los valores de la propia empresa.
6. Detectar oportunidades que conduzcan a toma de decisiones.

Una vez realizado el diagnóstico, la siguiente fase consistiría en pensar en un “propósito” conciso y concreto que permita definir cómo debería ser la CAE a corto y medio plazo.

Etapa CAE Efectiva: “Zamora no se ganó en una hora”

Este es el momento de la verdad: comenzar con el proceso de transformación. Al igual que “Zamora no se ganó en una hora”, este proceso clave necesitará tiempo para implantarlo y consolidarlo.

El objetivo central de esta fase es llevar a cabo el nuevo propósito. Es aconsejable en este punto que el Servicio de Prevención se centre en acciones que estén en su mano y que requieran poco tiempo de implementación. Se trata de hacer el proceso lo más sencillo posible.

Es aconsejable realizar pruebas piloto con un pequeño grupo de contratas, a ser posible de confianza. En cualquier caso hay que tener siempre presente el nuevo PROPÓSITO. En esta nueva fase es importante llevar a cabo una serie de acciones:

• Crear un nuevo relato explicando tanto interna como externamente por qué se va a cambiar el modelo, qué beneficios implica, aspectos legales, ventajas para la seguridad y salud de los trabajadores, etc. 
• Para que la CAE sea efectiva se recomienda  elaborar una tabla en la que se listen las acciones que van asociadas a la “cooperación”, las “medidas de coordinación” para planificar los trabajos y los tipos de “medidas preventivas” que se pueden aplicar adecuadas al riesgo y la situación. 


Etapa análisis y resultados

Ahora que el cambio está en marcha hay que evaluar de forma periódica si está funcionando o no. El objetivo es saber lo que está ocurriendo para reconocer lo que se está haciendo bien y aprender de los errores. Para realizarlo, se recomienda:

• Mantener reuniones con los departamentos implicados
• A partir de la recogida del feedback, diseñar o actualizar el plan de acción 

• Analizar dentro del servicio de prevención los cambios, preguntando cómo se sienten en el nuevo rol, cómo ven el progreso en la organización, etc.

• Realizar acciones de mayor calado, analizar cómo se realiza la subcontratación, controles en campo, etc.

Y por último…

La última parada es el uso de toda la información recopilada por parte de la compañía principal para fomentar la mejora continua y conseguir, de verdad, una CAE Efectiva. En esta tarea puede ser muy útil contar con una plataforma potente para optimizar la gestión documental y el control y fiabilidad de proveedores.