¿Cuál es el valor de un software CAE para las empresas?

El software CAE  tiene un gran valor para las empresas: te da la posibilidad de tener toda la información necesaria para coordinar la documentación de las compañías que acceden a tu centro de trabajo en un entorno colaborativo. Esta solución permite a otras organizaciones subir y almacenar la documentación necesaria y dispone de la trazabilidad de toda la información para acceder a la documentación en cualquier momento y lugar.

En resumen, con un software CAE podrás gestionar grandes cantidades de documentos de manera inteligente para proyectos que requieran Coordinación de Actividades Empresariales, sin preocuparte por la seguridad y organización de los mismos.

Pero, ¿cuál es el valor para que un software CAE sea realmente útil para tu empresa? La coordinación y gestión de la documentación son aspectos claves en cualquier entidad. La falta de organización en las tareas de recopilación y gestión de la documentación en un proyecto pueden generar retrasos y errores que comprometen la operatividad del mismo.

Las 5 características que más valoran las empresas de un software CAE

Para saber qué es lo que más valoran las compañías de este tipo de plataformas hemos realizado una encuesta entre las más de 500 empresas contratistas que trabajan con Nalanda, con el fin de conocer sus opiniones al respecto.

1.- Que sea sencillo e intuitivo de usar

Una de las características que más valoran las empresas de la Comunidad Nalanda en un software CAE es la facilidad de uso y que sea intuitivo. La usabilidad es un indicador clave, aunque la experiencia de usuario abarca también a su funcionalidad, confiabilidad, valor y apariencia.

2. Que sea escalable y se adapte a las necesidades de los contratistas

Un software CAE que se haya desarrollado con el conocimiento de las necesidades de empresas de todos los tamaños y de todos los sectores es una herramienta muy valiosa, porque está basada en la experiencia y las necesidades de cientos de usuarios.

Una de las ventajas que más valoran las empresas en la encuesta es que el software CAE sea escalable; es decir, que te permita crecer exponencialmente y añadir nuevas soluciones sin importar el tamaño de tu negocio. Que puedas incorporar nuevas herramientas de software de manera flexible según tus necesidades y conforme a las regulaciones legislativas.

3.- Asegurar la veracidad de la documentación y su coordinación

Que la información que se aporta a través de la plataforma sea veraz es un factor crítico en opinión de las empresas contratistas. Un correcto registro de entrada y salida de trabajadores, maquinaria y vehículos de las contratas y subcontratas a los centros de trabajo y que la documentación aportada cumpla la normativa es un factor clave ante una posible inspección.

La plataforma también debe ser capaz de generar tarjetas de acceso por medios digitales, como códigos QR o la geolocalización de los empleados.

Es fundamental realizar una evaluación de riesgos y planificar la prevención de los trabajos contratados. Además, es imprescindible verificar la documentación de la formación e información de los trabajadores que prestarán servicio en el centro de trabajo.

Tener toda la documentación centralizada en un entorno colaborativo permite gestionar la información y aprovecharla para generar informes. De esta manera, se puede conocer en todo momento el grado de cumplimiento de la gestión documental. El 89% de los encuestados señaló que “el saber que Nalanda supervisa que todo se haga conforme a la normativa les aporta tranquilidad y seguridad”.

4.- La capacidad de ahorrar tiempo y generar alertas

Un software CAE es capaz de automatizar la gestión documental y permite la configuración de alertas personalizadas para recordar fechas de vencimiento, caducidad, validaciones pendientes y otros eventos importantes relacionados con los documentos. Esto ahorra tiempo en la gestión documental, permitiendo una gestión más eficiente.

El 86% de los encuestados manifestó sentir una gran tranquilidad al no tener que estar al día con la normativa documental de las subcontratas, ya que Nalanda se encarga de ello. En resumen, la gestión documental se convierte en una tarea fácil y eficiente, permitiendo que los usuarios se centren en tareas más importantes y estratégicas dentro de sus organizaciones.

5.- Disponer de un soporte técnico ágil y fiable 

El 78% de los clientes consideran de vital importancia contar con un soporte técnico fiable que pueda ayudar a los usuarios a manejar la aplicación en todos sus aspectos. Además de prestar asistencia para la creación de perfiles y la carga de documentación, el soporte técnico debe estar disponible en varios idiomas para garantizar que los contratistas que trabajen en proyectos internacionales puedan acceder a la aplicación sin problemas de comunicación.

Además, para garantizar la seguridad y la confidencialidad de los datos, la aplicación debe contar con medidas de protección adecuadas, como la encriptación de datos y la verificación de identidad de los usuarios. El soporte técnico también debe estar disponible para ayudar a los usuarios en caso de problemas de seguridad o para responder cualquier pregunta relacionada con la privacidad de los datos.

En resumen, contar con un soporte técnico fiable y completo es crucial para garantizar el éxito de la aplicación y la satisfacción de los usuarios.

Un software CAE proporciona mayor seguridad y eficiencia en todos los procesos

Un 90% de los encuestados afirma que gracias al uso de un software CAE los departamentos de PRL, Administración, Financiero, Recursos Humanos, Compliance, etc. trabajan completamente alineados.  Esto se debe a que el software CAE permite compartir la documentación de los subcontratistas, los accesos de los trabajadores aptos y los pagos vinculados: ¨esta práctica nos permite maximizar la eficiencia de nuestros procesos y garantizar la seguridad de nuestros trabajadores¨.

Compartir la documentación de los subcontratistas permite tener una mejor visibilidad de los riesgos asociados a sus actividades y, en consecuencia,  tomar medidas preventivas. Además, poder vincular los pagos a nuestro sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, nos permite asegurarnos de que los trabajadores cumplen con nuestros estándares de seguridad y salud.

Así pues, vemos que contar con un buen software de gestión documental para la Coordinación de Actividades Empresariales tiene mucho valor. En Nalanda contamos con una herramienta muy experimentada y contrastada para adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes y a los cambios legales. Nuestros más de 500 contratistas y 50.000 subcontratistas son la mejor fuente de información para actualizarla y mejorarla día a día.