¿Cuál es el mejor método de precalificación de proveedores?

Antes de adentrarnos en qué método de precalificación de proveedores es mejor, conviene dejar claro qué es la homologación de proveedores y por qué conviene siempre trabajar con proveedores homologados.

Precalificación u homologación de proveedores

La precalificación de proveedores es un proceso que se utiliza para evaluar y seleccionar a los proveedores potenciales de una empresa antes de hacer negocios con ellos. El objetivo de la precalificación de proveedores es asegurar que los proveedores cumplan con ciertos requisitos de calidad, confiabilidad y capacidad para satisfacer las necesidades de la empresa.

El proceso de precalificación puede incluir la revisión de la documentación de la empresa proveedora, como su registro empresarial, licencias, certificaciones, historial de cumplimiento y referencias comerciales. También puede involucrar la evaluación de la capacidad de la empresa proveedora para cumplir con los requisitos específicos de la empresa, como la capacidad de producción, los plazos de entrega, la calidad del producto y los precios competitivos.

La precalificación de proveedores es un proceso importante para reducir los riesgos asociados con la selección de proveedores. Al asegurarse de que los proveedores cumplan con ciertos requisitos antes de hacer negocios con ellos, se puede minimizar la posibilidad de problemas en el futuro, como entregas retrasadas, productos de baja calidad o incumplimiento de contratos.

Además, la precalificación puede incluir auditorías en sitio para verificar las instalaciones y procesos de producción del proveedor, así como evaluaciones ambientales y de responsabilidad social para asegurar que los proveedores operan de manera sostenible y ética. Estas evaluaciones ayudan a determinar si los proveedores están alineados con los valores y expectativas de la empresa contratante.

¿Por qué es importante contar con proveedores homologados?

Cómo puedes leer en este informe, “más del 70 % de las organizaciones empresariales cuenta con la figura profesional del compliance officer y más del 65 % tiene a una persona dedicada a tiempo completo a esta función, según un informe realizado en septiembre de 2020 por la Asociación Española de Compliance y el Instituto de Estudios Económicos (ASCOM).”

Esto significa que, cada vez más, las empresas se están preocupando por su reputación y las actuaciones poco profesionales de sus proveedores juegan un papel muy importante. Es por ello que, antes de firmar cualquier tipo de contrato con una empresa, hay que estar muy seguro de que tiene toda su documentación en regla, que ha pagado los seguros sociales y que no incumple ninguna normativa. Es decir, hay que realizar una precalificación de proveedores.

Métodos de precalificación de proveedores

El método, a priori más simple, para saber si tu proveedor está homologado y cumple con todas las normativas, es solicitarle toda la documentación y verificar que está en regla. Pero esto es tedioso para quien tiene que realizar las comprobaciones. Es por ello, que cada vez más empresas, a la hora de localizar nuevos subcontratistas, recurren a una plataforma especializada.

Este tipo de plataformas de precalificación de proveedores ahorran tiempo ya que su personal se encarga de comprobar la documentación, antecedentes, políticas de compliance, responsabilidades, de los proveedores. Y devuelven unos certificados en función del grado de cumplimiento de normativas de cada proveedor.

Contratar proveedores no homologados, a la larga, resulta perjudicial, no sólo por las pérdidas de dinero que conllevan, sino también por la pérdida de reputación que acarrea este tipo de prácticas.

Para mejorar aún más el proceso, algunas plataformas incluyen sistemas de puntuación que valoran a los proveedores en base a su rendimiento y cumplimiento a lo largo del tiempo, ofreciendo así un enfoque dinámico que se adapta a los cambios en las prácticas de los proveedores o en las regulaciones del sector.

La integración de herramientas digitales no solo optimiza los procesos de precalificación y homologación, sino que también fortalece la gobernanza y la supervisión regulatoria de las empresas. Estas herramientas son indispensables en el entorno empresarial moderno, donde la eficiencia, la transparencia y el cumplimiento normativo son más cruciales que nunca.

Utiliza herramientas digitales para la precalificación de tus proveedores

El uso de herramientas digitales ha facilitado el proceso de precalificación y homologación de proveedores, haciendo estos procedimientos más eficientes, transparentes y escalables. Una de estas herramientas destacadas es la de Nalanda.

Nuestra herramienta para la homologación de proveedores ofrece una solución integral que automatiza y simplifica la gestión de la documentación necesaria para la homologación de proveedores. Esta plataforma facilita el intercambio de información entre empresas y proveedores, garantizando que toda la documentación, como licencias, certificados de cumplimiento normativo y evidencias de responsabilidad social y ambiental, esté actualizada y sea fácilmente accesible. Este acceso inmediato a la información crucial permite a las empresas tomar decisiones más informadas y rápidas respecto a la selección de proveedores.

Además, la plataforma de Nalanda está diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa en términos de compliance. Esto es particularmente relevante en industrias altamente reguladas donde el cumplimiento normativo no solo es fundamental para operar legalmente, sino también esencial para mantener la integridad corporativa y la confianza del cliente. La herramienta proporciona alertas automáticas cuando los documentos de un proveedor están cerca de su fecha de vencimiento o cuando hay cambios en la legislación que podrían afectar a los proveedores. Esto asegura que la empresa permanezca en cumplimiento continuo sin requerir una gestión manual constante.

La funcionalidad de auditoría en tiempo real permite a las empresas realizar verificaciones y auditorías de compliance de forma remota, reduciendo significativamente los tiempos y costos asociados con las auditorías in situ. La plataforma también facilita la evaluación de riesgos, permitiendo a las empresas identificar y abordar proactivamente cualquier riesgo potencial asociado con un proveedor antes de que se convierta en un problema.