Cómo crear un procedimiento de Homologación de Proveedores eficaz

Cómo gestionar de manera eficiente la homologación de los proveedores es uno de los quebraderos de cabeza de los Departamentos de Compras hoy en día. Y contar con los mejores proveedores es una de sus máximas.

Hasta ahora, a estas áreas se les ha encargado el mantenimiento de una adecuada relación con las empresas que les suministran bienes y servicios. Sin embargo, ante la necesidad de contar con proveedores fiables, muchas empresas apuestan por crear estructuras internas de gestión específicas para homologar a sus proveedores.

En la última década, se ha ido incorporando a la estructura organizativa de las empresas la gestión de proveedores, un proceso que puede resultar complejo. Hay empresas que tienen cientos o miles de proveedores y suministradores y supone un esfuerzo titánico de tiempo y recursos en muchos casos.

La normativa obliga -especialmente en áreas que afectan a la calidad- a realizar un buen proceso de validación de proveedores, pero también las empresas son conscientes que trabajar con proveedores fiables hace crecer sus negocios.

¿Qué debes tener en cuenta para gestionar de manera eficiente la homologación de proveedores?

Crear un procedimiento de homologación de proveedores eficaz es esencial para asegurar que los proveedores cumplan con los estándares requeridos de calidad, solvencia y fiabilidad. Este proceso es crucial para los departamentos de compras y de gestión de suministros en las empresas, que se enfrentan al reto de mantener relaciones sólidas y seguras con sus proveedores. 

La homologación efectiva de proveedores no solo mejora las operaciones diarias, sino que también contribuye significativamente al crecimiento y la estabilidad de la empresa.

¿Doy forma a un departamento interno de Homologación de Proveedores?

Las grandes compañías tienen bien estructurada esta necesidad. Bien porque han creado un departamento específico, bien porque dentro del departamento de compras han asignado a un responsable la coordinación de procedimientos.

Y es que cuando las compañías ven crecer el número de subcontratistas y/o suministradores, precisas de ellos una serie de garantías para realizar sus labores: garantías de solvencia, fiabilidad técnica, respeto normativo en derechos de sus trabajadores. En resumen, de confianza. Por lo tanto, necesitan un área de gestión específica para homologación de proveedores.

Los profesionales que se hagan cargo de la homologación de proveedores

Las grandes empresas, conscientes de la importancia de este proceso, han creado departamentos específicos para gestionar la homologación de proveedores. Estos departamentos, ya sea dentro de la estructura del área de compras o como una unidad independiente, están dedicados a la evaluación y aprobación de proveedores. Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), aunque el número de proveedores puede ser menor, el proceso es igualmente vital y requiere un enfoque estructurado.

• Compliance Officer, es la figura que se encarga de gestionar, supervisar y controlar los riesgos de la empresa (puede ser una sola persona o un órgano colegiado con poderes autónomos en la compañía).

• Los administradores de la empresa. Esta figura vela porque se dote al Compliance Officer de todas las herramientas para el cumplimiento de las normas (es el responsable “último”, además, de cualquier actuación o infracción relacionada con la materia, incluso la responsabilidad penal).

En cualquier caso, es imprescindible un profesional que centralice las necesidades de la empresa y coordine la gestión de la documentación que aportan directamente los proveedores o que canalice hacia una plataforma CAE digital, como la de Nalanda Global, dedicada a este proceso en concreto para reducir tiempos de dedicación y recursos.

Las Normas y Requisitos de Homologación

Es esencial establecer una serie de requisitos mínimos para la homologación de los proveedores de tu empresa en función de las áreas de actividad a las que se dediquen y las normas vigentes para cada sector. 

Todos los proveedores deben estar al día de los cambios en las normativas que regulan la actividad de tus proveedores y garantizan la seguridad en los procesos de trabajo y para los trabajadores.

El Volumen de Trabajo

Dependerá del momento, sector, requisitos de homologación y tipo de proveedores con los que trabaja cada empresa. Hay ocasiones en las que para atender las necesidades de homologación de 1.000 proveedores necesitas, como mínimo, 2 o 3 profesionales a pleno rendimiento.

La Tecnología para la Gestión Eficiente de Homologación

Una plataforma digital para la gestión de la homologación de proveedores agiliza el proceso y permite realizar un gestión eficiente de la homologación de todos los proveedores. Si la herramienta está bien diseñada y cuenta con el respaldo de profesionales técnicos y legales, es muchísimo más útil para ahorrar tiempo, preocupaciones y costes a tu empresa.

Hasta el momento, la mayoría de las empresas han gestionado sus bases de datos de proveedores a través de documentos Excel. En cambio, si buscas facilidades, el uso de un software específico para la homologación de proveedores será idóneo, especialmente si quieres ahorrar tiempo y asegurarte de que cumples con la normativa vigente.

<< Es imprescindible un profesional que centralice las necesidades de la empresa y coordine la gestión de la documentación que aportan directamente los proveedores o que canaliza una plataforma digital >>

¿Por qué contar con una herramienta para el proceso de homologación de proveedores?

En base a la experiencia de Nalanda Global, los departamentos de homologación y/o compliance a los que se encomiendan estas tareas beben del resto de áreas de la empresa: Administración y finanzas, Recursos Humanos, Calidad, Medio Ambiente…

Por eso, “es imprescindible que exista una figura encargada de coordinar y recopilar los datos de cada área”.

Es ahí donde Nalanda ahorra tiempo, personal y dinero, a través de su plataforma online para la homologación de proveedores, un portal en el que los proveedores aportan la documentación que requiere el comprador en función de sus propios requisitos, a la vez que se establecen recomendaciones sobre otras cuestiones no aportadas previamente por la empresa.

De esta manera, se pueden homologar bajo criterios de seguridad y salud, calidad, medio ambiente, políticas laborales, responsabilidad social empresarial, compliance-ética, finanzas y protección de datos-ciberseguridad.

El sistema informará en todo momento del estado de la homologación al proveedor. Incluso avisará cuando la documentación esté a punto de caducar o en caso de que el comprador reformule sus requisitos.

A diferencia de otras plataformas, Nalanda cuenta con un equipo de asistencia y asesoramiento al proveedor, que está acompañado por profesionales durante todo el proceso. Además, ayuda a las empresas compradoras a definir qué criterios de homologación son adecuados a la hora de homologar a sus proveedores.

“Lo que hacemos es gestionar, solucionar los problemas que puedan surgir a los proveedores y perseguir el cumplimiento de los requisitos de los compradores”

¡Ahorra tiempo y dinero y sé eficaz!

Establecer un departamento eficaz para la homologación de proveedores implica comprender claramente las necesidades de la empresa y confiar en herramientas y personal cualificado que garantice un proceso seguro y efectivo. Esto no solo resuelve problemas logísticos a corto plazo, sino que también promueve el crecimiento sostenido de la empresa a largo plazo.

En definitiva, es imprescindible tener claro qué necesita tu empresa como compradora, así como el tipo de funcionamiento de tu proveedor.

Para establecer un departamento que desarrolle la homologación de proveedores de manera profesional, has de aclarar cualquier tipo de dudas y confiar en herramientas eficaces, así como personal cualificado que puedan facilitar en todo momento un proceso con garantías y que, a largo plazo, hará crecer tu negocio.