Los sistemas integrados interdepartamentales son la herramienta o plataforma por la cual los diferentes departamentos de una empresa comparten información entre sí para ser más eficientes y evitar duplicidades en la gestión documental. Pero, ¿cuáles son los beneficios de un sistema integrado de gestión?
Un buen sistema integrado optimiza la gestión empresarial, evita redundancias y duplicidades y mejora la productividad. A veces las organizaciones utilizan aplicaciones diferentes que no cooperan entre sí y esto puede crear problemas, retrasar la toma de decisiones y, en definitiva, hacer menos eficiente la interconexión departamental.
Las empresas deben centralizar, compartir y automatizar la información de los procesos documentales que se generan en los distintos departamentos: proyectos, inventario, campañas de marketing y ventas, gestión de recursos humanos, prevención de riesgos laborales, facturación electrónica, homologación y directorio de proveedores, compliance, etc.
La comunicación a través de un sistema integrado de gestión es el proceso por el cual diferentes departamentos comparten información a través de una plataforma con el objetivo de crear sinergias, establecer nuevas metodologías o pautas de trabajo colaborativo o bien optimizar las que ya existen.
¿Por qué es tan importante contar con sistemas integrados de gestión?
Según las estadísticas, en las organizaciones que no cuentan con sistemas integrados de gestión cada trabajador pierde una media de 67 minutos al día buscando documentos. Y el problema, además del tiempo que se pierde con el consiguiente descenso en la productividad, es que este tipo de tareas improductivas generan un aumento de los niveles de estrés.
Una adecuada interconexión departamental, que facilite el trabajo colaborativo, impulsa la productividad y reduce los costes y el papeleo. La gestión digital de los documentos, además de ahorrar espacio y tiempo, contribuye a que la gestión sea más sostenible y reduce el coste ambiental.
Un sistema integrado de gestión permite a las organizaciones hacer un seguimiento continuo y en tiempo real de los procesos con acceso inmediato a toda la información de todas las áreas de la empresa, además de mejorar los indicadores de rendimiento.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema integrado de gestión?
Un sistema de gestión integral es una plataforma que agrupa todas las áreas de la compañía en un solo software interconectando entre sí a los distintos departamentos. De esta forma se puede gestionar cada área de forma conjunta y relacionada.
Este tipo de plataforma se puede personalizar y adaptar a cada empresa combinando entre sí los diversos sistemas de gestión de la compañía: contabilidad y finanzas, facturación electrónica, compras, producción, recursos humanos, gestión de riesgos laborales, coordinación de actividades empresariales, medio ambiente, homologación y directorio de proveedores, etc.
Las características principales de estos sistemas es que son modulares, complementarios y que tienen una gran capacidad de gestión de forma integrada. ¿Cuáles son sus ventajas?
- Reducen la carga de trabajo gracias a la simplificación de los procesos.
- Con la agrupación de tareas, incrementan la eficiencia y reducen los costes.
- Aumentan la satisfacción de los empleados y mejoran el clima laboral, favorecen la participación e implicación del equipo humano.
- Generan confianza entre clientes y proveedores evitando errores
- Mejoran la competitividad al proporcionar información estratégica
Todo esto permite a la empresa optimizar los procesos, reducir costes, al tiempo que facilitan la toma de decisiones basadas en información de más valor, puesto que se pueden cruzar datos y generar información tanto de un área en concreto, como de forma transversal, convirtiendo a la empresa en un ente más eficaz y competitivo.
¿Cómo conseguir la integración de las distintas plataformas?
Uno de los retos a los que se enfrentan las empresas es centralizar toda la información, especialmente la que proviene de fuentes externas, como los proveedores.
La coordinación dinámica de la información es crucial para optimizar calidad en la gestión documental de los datos disponibles. En Nalanda contamos con una plataforma de gestión que integra entre sí todas las soluciones para la gestión empresarial y permite a todos los departamentos compartir y validar documentos de forma ágil y homogénea.
A través de esta plataforma, que es una nube inteligente, se integran todas las soluciones para la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), incluyendo el control de accesos y el control horario, la homologación y el directorio de proveedores, con el fin de verificar que los subcontratistas cumplen los criterios de calidad, sostenibilidad, responsabilidad; la gestión de la prevención de riesgos laborales a través de un software PRL colaborativo; la facturación electrónica, herramienta de compras, etc.
Muchos de los problemas que tienen las empresas provienen de la duplicidad de la información y de la falta de organización en la gestión documental. Una compañía en la que no hay una comunicación entre los departamentos que produzca sinergias y optimice el tiempo de trabajo de cada empleado es una empresa abocada al fracaso. Debemos aprovechar los beneficios que los sistemas integrados de gestión que tenemos a nuestra disposición para crear un entorno empresarial más eficaz y productivo.
