Banderas rojas: los riesgos que desacreditan a los proveedores

Cuando hablamos del éxito de una empresa, lo más habitual es pensar en que tiene muchos clientes o muy buenos trabajadores. No es tan común relacionar los buenos resultados de un negocio con la calidad de sus proveedores. ¡Y eso que son una pieza clave para el funcionamiento de cualquier actividad! Para la gestión de la cadena de suministro, la elección, buena relación y auditoría continua de los proveedores que forman parte de ella son fundamentales. Por eso, analizamos en este artículo qué riesgos desacreditan a los proveedores a la hora de homologarse y qué riesgo está aparejado a cada una de las situaciones.

Los Bloques de Riesgo más comunes que desacreditan a los Proveedores :

1. Compliance penal: el riesgo de no prever la corrupción y el soborno en tu empresa

Es uno de los bloques de riesgo que más preocupan a los contratistas, la aplicación de medidas antisoborno y anticorrupción que garanticen que las empresas con las que van a trabajar cuentan con las medidas de prevención oportunas. Desafortunadamente, las prácticas corruptas siguen latentes en numerosas organizaciones empresariales e instituciones en países de todo el mundo.

De este modo, es indispensable la aplicación de medidas de vigilancia y control para prevenir delitos y/o reducir su riesgo de comisión. La certificación en el cumplimiento de la norma española UNE 196001 y la internacional ISO 37001 es un elemento básico para garantizar el compliance penal.

2. No demostrar que tu empresa es solvente

También uno de los grandes factores de riesgo que tienen en cuenta los responsables de las cadenas de suministro es el financiero. La empresa contratista tratará en todo momento de minimizar las repercusiones de problemas económicos externos a ella que puedan afectar a su actividad y planes de negocio. Es por esto por lo que los proveedores están llamados a acreditar su solvencia y fiabilidad. ¿Cómo lo pueden demostrar? A través de documentación actualizada, como las cuentas anuales auditadas, el activo, pasivo y pérdidas y ganancias del año en curso y el año anterior.  

Cada vez más empresas analizan de manera periódica el rendimiento comercial y financiero de sus proveedores para mitigar posibles fallos. De ahí que la anticipación en el traslado de información financiera y ser transparentes como subcontratistas o vendedores sea fundamental.

3. Riesgo de no ser fiable a nivel jurídico y fiscal

Otro de los aspectos en los que se fijan los gestores de las cadenas de suministro es en la documentación que los proveedores puedan aportar sobre su estado jurídico y fiscal. El incumplimiento en ambos aspectos suele poner en peligro las cadenas de suministro. Por tanto, de nuevo en este punto, la transparencia es fundamental.

Además de  ofrecer datos generales a la empresa para la que vas a trabajar como proveedor (razón social, direcciones, teléfonos, correos, proyectos en los que has participado), es conveniente que aportes documentación importante a nivel jurídico como el DNI de la persona firmante, escritura de poderes, escritura de constitución o el CIF de la empresa, además de archivos relevantes desde el punto de vista fiscal como la póliza y recibo del seguro de responsabilidad civil, del convenio, certificado de deudas de la AEAT, el certificado de deudas de la Seguridad Social o el documento de Evaluación de Riesgos y Planificación Preventiva.

4. No respetar los Derechos Humanos

Plantear un incumplimiento de los Derechos Humanos puede parecer extraño en el Siglo XXI. Sin embargo, hay empresas que operan en todo el mundo y que aún hoy cometen graves abusos (trabajos forzosos, desalojo de comunidades de sus tierras, explotación infantil…). Todas las empresas han de respetar los derechos humanos sin importar sea cual sea el sector, país de origen o el contexto en el que operan. La sensibilización en este aspecto es creciente y es otra de las banderas rojas para las empresas contratantes.

5. Desproteger los datos y no respetar la privacidad de los clientes con los que trabajas

Otra cuestión de máxima actualidad para empresas de cualquier tipo de sector es la ciberseguridad. Los ciberataques, desgraciadamente, se han extendido a medida que se ha generalizado la incorporación de la tecnología en la actividad diaria para la comunicación, realización del trabajo y gestión de equipos, materiales o proyectos…Por esta razón, las empresas para las que trabajarás querrán conocer cuál es tu estado de seguridad digital.

En este aspecto, es conveniente demostrar que tu empresa cumple con el Reglamento General de Protección de Datos. También es importante confirmar la ubicación de tus datos, notificar las violaciones de datos, llevar a cabo un análisis de riesgos y poner en marcha medidas de seguridad o informar de sanciones y procedimientos de inspectores, entre otras necesidades.

6. Descuidar la planificación preventiva

Aunque la mayoría de las empresas ha incorporado la cultura preventiva en sus políticas, no todas lo han hecho con la planificación y el rigor que requiere la Prevención de Riesgos Laborales. Anticiparse a futuros riesgos y planificar acciones de prevención es una de las características de los proveedores fiables.

Por tanto, es esencial determinar qué medidas va a implantar tu empresa para controlar, reducir y eliminar riesgos. En esa rigurosa gestión, es determinante designar a los responsables que van a supervisar esas acciones, conocer qué recursos son necesarios para llevarlas a cabo y establecer unos plazos para cumplirlas. La planificación en PRL es sinónimo de fiabilidad.

7. Dañar el medioambiente y no respetar las políticas medioambientales

Y, por supuesto, no tener en cuenta la normativa medioambiental ni promover acciones con criterios de desarrollo sostenible, supondrá un fracaso en la certificación como proveedor homologado. Los contratistas tienen en cuenta la sostenibilidad porque fomentar el respeto al medioambiente se ha convertido en una demanda social cada vez más presente. Implantar una estrategia ESG (Medioambiental, Social y de Buen Gobierno) es rentable porque ser responsable en este aspecto multiplica las oportunidades de negocio.

¿Cómo convertirte en un proveedor fiable con Nalanda?

Estas son siete banderas rojas que pueden poner en riesgo a un proveedor a la hora de formar parte de una cadena de suministro. No obstante, no son las únicas temáticas en las que las empresas contratistas ponen el foco. También tendrán en cuenta si trabajan o trabajarán con proveedores socialmente responsables, que cumplen en materia de Recursos Humanos y cuidan a sus empleados, la calidad en sus operaciones y el cumplimiento en normativas de medioambiente y las certificaciones que posean en ese ámbito.

Sin duda, la homologación de proveedores es un proceso en constante actualización, que va cambiando en función de las necesidades particulares de cada empresa, pero también según evolucionan leyes, sectores y sociedad en su conjunto. Plataformas como la de Homologación de Proveedores de Nalanda resultan de gran ayuda en la gestión de cada uno de los puntos para la homologación, el contacto con las empresas contratistas y la comunicación constante en caso de que haya nuevas necesidades o requisitos fijados por parte de los contratantes. Aunque entender el proceso puede parecer sencillo, la gestión diaria de la homologación es compleja, sobre todo, si el proveedor participa en diferentes cadenas de suministro y trabaja para varias empresas. Por eso, las herramientas de prehomologacicón básica, como la homologación completa de Nalanda, facilitan el proceso y garantizan una eficiente relación y coordinación entre todas las partes de la cadena de suministro.