4 errores en la gestión del plan de Coordinación de Actividades Empresariales

Llevar a cabo un plan de Coordinación de Actividades Empresariales(CAE) puede abrumar a los profesionales de la Prevención de Riesgos Laborales (PRL), especialmente a los de aquellas empresas en crecimiento y/o mejora. La evolución normativa y la profesionalización de la PRL requieren una gestión más amplia, porque la CAE genera una ingente cantidad de documentos. Es por esto por lo que invertir recursos en una correcta Plataforma para mejorar la gestión documental CAE en este ámbito se vuelve no solo una recomendación, sino una necesidad.

Y es que, aunque cada vez hay más compromiso empresarial en ese aspecto, lo cierto es que gestionar la documentación de un plan de Coordinación de Actividades Empresariales es una tarea compleja. A pesar de que en la mayoría de las empresas cuentan con profesionales expertos en departamentos de PRL, RRHH y Operaciones, hoy en día se siguen cometiendo errores relacionados con la falta de implementación de una cultura digital en las empresas. Nalanda Global, empresa líder en Plataforma CAE, ha detectado las cuatro deficiencias más comunes.

Cuatro errores comunes en la ejecución del plan de Coordinación de Actividades Empresariales

1. Basar toda la gestión en hojas de cálculo

Los programas como Excel desbancaron al papel y los archivadores en la CAE, pero ya no son suficientes para la gestión documental de empresas con una elevada actividad de contratación y subcontratación. Las hojas de cálculo requieren invertir tiempo creando estructuras de archivos vinculadas, incorporando datos y actualizando los documentos. Pero la CAE requiere generar archivos de manera diaria en un volumen difícil de gestionar, por lo que se acaban perdiendo documentos y datos importantes.

Por eso los equipos prevencionistas buscan herramientas como la Plataforma CAE unificada. Este soporte ayuda a aglutinar toda la gestión relativa a un plan de Coordinación de Actividades Empresariales y es accesible para cualquier responsable, sean de uno u otro departamento.

2. Descuidar plazos y obligaciones legales

Para los prevencionistas, uno de los fallos más graves es no estar al tanto de los plazos y descuidar la normativa que regula la gestión documental CAE. A fin de cuentas, la aplicación de la legislación para la Prevención de Riesgos Laborales en proyectos en los que participan varias empresas como suministradoras sigue siendo un desafío a nivel administrativo.

En los proyectos colaborativos que forman parte de un plan de Coordinación de Actividades Empresariales, el riesgo de incumplir la normativa aumenta, ya que se requiere mayor documentación. En estos casos, la gestión manual es limitada para abordar con rigor todos los cumplimientos. Sin embargo, una Plataforma CAE solvente facilita cumplir los plazos y estar al día con las obligaciones legales.

3. Utilizar más de un sistema de gestión de CAE

En ocasiones, principalmente por desconocimiento, las empresas utilizan más de un sistema para el archivo de la información, compartir documentos o agendar tareas. Cuando esto ocurre, muchos equipos recurren a diferentes plataformas digitales para agilizar procesos y mejorar la PRL. Sin embargo, este reparto de información entre diferentes plataformas suele conllevar la pérdida o caducidad de la información. Además, dificulta la tarea de los responsables que han de ejecutar el plan de Coordinación de Actividades Empresariales, que no saben en qué plataformas encontrar o archivar una información.

Por tanto, lo ideal es hacer uso de una Plataforma CAE que unifique todas las necesidades de la empresa para centrar la gestión documental. Para las compañías puede ser mucho más beneficioso implementar una única plataforma que automatice las tareas y sea fácil de usar.

4. No controlar procesos

Otro error recurrente en la falta de supervisión del cumplimiento. En la Coordinación de Actividades Empresariales de proyectos en los que participa más de una empresa, la ausencia de control es más común cuando la gestión de procesos se lleva a cabo de manera manual o mediante herramientas poco solventes.

La forma de evitar errores es poder comprobar qué gestiones se han llevado a cabo, cuándo se ha llevado a cabo y quién ha sido el responsable. Es decir, disponer de una plataforma que permita acceder a un histórico de cada tarea para realizar una medición integral que nos permita anticiparnos a los problemas o mejorar los errores.

Nalanda tiene la solución a estos errores

Ante estos errores recurrentes, así como otros, la solución pasa por automatizar la gestión relacionada con el plan de Coordinación de Actividades Empresariales mediante un software completo y eficiente. En suma, una plataforma como la de Nalanda que permita la integración de todos los profesionales que participan en todos los procesos de la PRL.

La plataforma de gestión documental CAE desarrollada por Nalanda, que ya usan más de 500 contratistas y 55.000 proveedores, se encarga de custodiar y validar la documentación CAE de los subcontratistas, así como avisar de la validez de esos documentos tanto a subcontratistas como contratistas. De esta manera, se genera una relación de confianza y garantía entre todas las empresas de la cadena de suministro, donde la automatización de procesos ahorra tiempo a los prevencionistas, quienes, además, contarán en todo momento con el apoyo del equipo de expertos documentalistas de Nalanda.

Si estás pensando en digitalizar la gestión documental aparejada al plan de Coordinación de Actividades Empresariales de tu empresa, no dudes en contactarnos y aclarar tus inquietudes sobre cómo implantar una plataforma que dé soporte integral a tu actividad.