3 más 7 claves para elegir la mejor plataforma CAE

Si has llegado hasta aquí es porque ya eres consciente del ahorro de costes, tiempo y riesgos que puede proporcionarte una plataforma de gestión documental CAE. Desde Nalanda queremos proporcionarte las claves necesarias para elegir la mejor Plataforma CAE.

Ya sea porque hasta ahora has realizado tu Coordinación de Actividades a base de excels, email y esfuerzo. O bien si estás usando un sistema propio que se quedará anticuado sin remedio. O si simplemente ya usabas alguna de las plataformas CAE del mercado… Si estás valorando elegir la Plataforma CAE más adecuada para ti, exponemos aquí los criterios que te permitirán compararlas y quedarte con la mejor opción.

Vamos a considerar que la documentación siempre es validada por el personal de la propia plataforma. De lo contrario, no cabría hablar de una plataforma CAE, sino de un medio servicio de software compartido. Este último no aprovechará las enormes ventajas de externalizar una tarea que ocupa un tiempo fundamental. El prevencionista debe dedicar su tiempo a realizar el trabajo para el que está preparado y motivado.

Hablamos, por lo tanto, de plataformas SaaS (Software as a Service).

Claves diferenciales para elegir la mejor plataforma CAE

A día de hoy, las claves diferenciales que hacen que la selección de una plataforma en concreto tenga ventajas fundamentales son:

1.- Modelo comunidad vs modelo de software compartido.

El modelo comunidad se basa en que las empresas contratistas se adhieren a una comunidad ya existente de otros contratistas. Y todos los subcontratistas que arrastran entre todos se integran en la nueva comunidad. Se trata del modelo más poderoso, ya que tiene ventajas muy notables:

• El coste para las empresas contratistas es prácticamente nulo.
• Las empresas contratistas comparten una base de datos de subcontratistas de fiabilidad y solvencia contrastada documentalmente con la que pueden encontrar subcontratistas de forma óptima. Dichos subcontratistas, por lo tanto, también pueden mejorar sus oportunidades de venta utilizando su documentación CAE reputacionalmente y accediendo a nuevos clientes y sectores.
• La evolución del software a medio plazo es muy rápida, puesto que es soportado por toda la comunidad.

Por todas estas ventajas, el modelo comunidad ha sido el que ha sobrevivido en el mundo anglosajón, siempre a la vanguardia del software.

Es importante que la comunidad sea lo suficientemente grande para poder arrastrar a los subcontratistas que aún no se encuentren en ella de forma sencilla. Y además, es el modelo más recomendable para grandes empresas con altos índices de subcontratación.

El modelo de software compartido se basa en el pago de una licencia de software por parte de un contratista principal para controlar la documentación de un grupo, normalmente reducido de subcontratistas ya que el coste lo asume totalmente el contratista, y a más subcontratistas, mayor coste. Es un modelo que ya es residual en los países anglosajones y que cubrirá pequeños nichos de mercado muy específicos en el futuro próximo.

2.- Integración con otros departamentos y procesos

Las plataformas CAE han avanzado para integrar otra serie de procesos en los que intervienen otros departamentos. De esta forma, la gestión con un subcontratista va desde su elección como proveedor fiable y solvente hasta la gestión electrónica de sus facturas.

Efectivamente, hay diversos puntos de contacto en la relación entre contratista principal y subcontratistas en los que se aprovecha la información y documentación de procesos o relaciones comerciales anteriores, a fin de obtener sinergias interdepartamentales y mejorar aún más la eficiencia. Entre ellas:

Compras/calidad/compliance: sistemas de homologación de proveedores (información financiera y no financiera). Producción: sistemas de gestión de ababados, repasos, control de presencia/horarios, etc Prevención: sistemas de gestión de auditorías, inspecciones, control de accesos, siniestralidad, auditorías sobre el terreno, etc. Administración/finanzas: sistemas para liberación de pagos y de facturación electrónica.

En las plataformas CAE de modelo comunidad la guinda del pastel es disponer de un Directorio de Proveedores. En él se articula la información y documentación recogida a fin de que los contratistas puedan encontrar proveedores óptimos.

3.- Capacidad de desarrollo

En un entorno global cambiante es fundamental elegir una plataforma CAE que ofrezca una gran capacidad de desarrollo informático. A la vez, es indispensable utilizar siempre un software con las mejores prestaciones, usabilidad, seguridad e incluso diseño.

Es por ello que en el mundo anglosajón se han producido fusiones entre plataformas, proceso que ya se ha iniciado en toda la UE. Esto constituye la única posibilidad de aunar esfuerzos y obtener las economías de escala necesarias para tener capacidad de implementar las tecnologías más punteras, tanto a la gestión documental CAE, como al resto de servicios de los que ya hemos hablado.

Claves que no deberían ser diferenciales pero que no pueden faltar en la búsqueda de la mejor plataforma CAE

Existen algunas características que, aunque no deberían ser diferenciales, no deben faltar en ningún caso en una selección rigurosa:

4.- Respeto por la LOPD/RGPD

Lo más prudente es exigir evidencias de la certificación de las plataformas CAE a la hora de respetar la legislación vigente.

5.- Flexibilidad y adaptabilidad a diferentes sectores/legislaciones

En muchos casos es especialmente importante la capacidad de internacionalización de una plataforma CAE. En ese sentido, lo mejor es exigir evidencias de experiencia en otros sectores. Pero sobre todo, en otros países, en donde la legislación suele cambiar sensiblemente.

6.- Ciberseguridad, Sistemas de Calidad y Coberturas

Como siempre, lo mejor es asegurarse de obtener las evidencias necesarias, especialmente la ISO 27001 sobre seguridad de la información y la 9001 de gestión de la Calidad de procesos internos y externos. Esto es especialmente importante en el área de validación documental: cuanto mejores procesos tenga la plataforma CAE, mayor calidad en la validación documental obtendrás. En ese sentido, el que la plataforma CAE disponga de seguros que te cubran ante errores en la validación documental y sus posibles consecuencias, también es muy recomendable. De la misma forma, adecuadas certificaciones en calidad supondrán portales más robustos y fiables.

7.- Rápida implantación y usabilidad

Casi cualquier plataforma SaaS debe poder ser implantada tan rápido como el cliente lo necesite. Es parte fundamental de esa implantación la usabilidad que tenga la plataforma, especialmente para que el contratista y su personal sepan manejarla desde el primer momento.

8.- Servicios de atención al cliente especializados y escalables

La atención al cliente es crítica, y también lo es que esté muy bien apoyada por sistemas informáticos auxiliares de tickets. De lo contrario, a medida que una plataforma CAE crezca, ofrecerá peor servicio a sus clientes, ya sean contratistas o subcontratistas. Es fundamental que las plataformas CAE tengan una adecuada capacidad formativa de sus clientes, tanto contratas como subcontratas.

9.- Integración con el sistema de control de accesos adecuados

Hay múltiples posibilidades en dispositivos de control de accesos (tornos, lectores, smartphones, molinetes, tótems…). También hay diferentes formas de reconocimiento de los trabajadores y vehículos.

10.- Examinar con detalle las funcionalidades que realmente aporten valor

Todas las plataformas SaaS disponen de funcionalidades comunes, como por ejemplo las notificaciones a los usuarios, elaboración de informes, cruce de oficios y riesgos sobre el terreno, con cursos de formación y EPIs, Apps para movilidad y uso tanto online como offline, etc.

No te marees, pero sé riguroso en la elección de la Plataforma CAE que te aporte más valor

En definitiva, te recomendamos que no te marees pero sí hay que ser riguroso. Te recomendamos que escojas la plataforma que cubra la parte de tus necesidades en las que te pueda aportar más valor. Es frecuente que las funcionalidades se vayan igualando entre plataformas y que todas dispongan de alguna “especial”. Explora la posibilidad de que la plataforma CAE que elijas tenga capacidad de desarrollo de funcionalidades especiales que realmente necesites.

En Nalanda hicimos nuestra apuesta desde el principio y apostamos por todo el valor añadido que la inteligencia común puede aportar cuando el modelo de una plataforma CAE y todos los servicios que pueden acompañarla se estructura en una Comunidad.

Si bien es mucho más complejo trenzar los hilos de los servicios y clientes que componen la comunidad, son una apuesta mucho más segura a largo plazo teniendo en el horizonte modelos parecidos en donde se acaba estableciendo una plataforma que potencia y mejora las relaciones de lo que a la postre son compradores y vendedores.

Nuestro objetivo es dar mucho más que una plataforma CAE a las empresas: es ser el LinkedIn de empresas y proveedores o si nos apuran, su Tripadvisor o su Booking. Al margen de estar más que satisfechos de nuestra plataforma CAE, nos enorgullece especialmente cuando algunos clientes nos confirman que han encontrado proveedores fiables y solventes para sus proyectos en nuestro Directorio de Proveedores, que se alimenta básicamente de nuestros servicios de Gestión Documental CAE y Homologación de Proveedores.

Confiamos en que te apetezca más explorar estas ideas antes de decidirte por tu plataforma CAE.