10 preguntas críticas para elegir la plataforma de coordinación CAE correcta

Todos sabemos que la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) genera una ingente cantidad de documentos cuya organización requiere de mucho tiempo, esfuerzos y, en general, recursos de la compañía. Más aún si hablamos de empresas grandes o en crecimiento, donde la gestión documental CAE puede ser un verdadero reto difícil de abordar por medios tradicionales o poco eficientes. Por esta misma razón, muchas empresas deciden invertir recursos en una plataforma de coordinación CAE que optimice la gestión documental.

Existen variedad de opciones y puede que no todas se adapten a las necesidades de la empresa. O es posible que no cumpla todos los requisitos que debería cumplir un software de este tipo. Por eso, hoy te traemos las 10 preguntas críticas que debes hacerte a la hora de elegir una plataforma de coordinación CAE.

Aspectos a considerar al elegir una plataforma de coordinación CAE

Estas son las cuestiones a las que has de responder para elegir la mejor herramienta con la que gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales de tu empresa:

1. ¿Es una plataforma segura?

Es muy importante cerciorarse de si la plataforma de coordinación CAE con la que vas a trabajar protege tus datos y los de tus subcontratas. Solo con sistemas seguros evitarás cualquier responsabilidad solidaria o subsidiaria, así como posibles reclamaciones.

2. ¿Se puede acceder desde cualquier dispositivo?

Hoy en día, accedemos a las gestiones de una gran variedad de dispositivos (móvil, tablet, ordenador portátil, de sobremesa…), y un software para la gestión documental CAE no es una excepción. Por eso, hay que confirmar previamente que todos los trabajadores que van a formar parte de tu proyecto pueden acceder desde cualquier dispositivo, utilizando apps y páginas responsive. La accesibilidad de cualquier agente que participa en la CAE tiene que estar garantizada.

3. ¿Permite enviar la documentación vía mail?

Debes tener en cuenta que las empresas contratadas puedan enviar la información de manera sencilla y rápida por correo electrónico. Es una cuestión de eficiencia. Si la plataforma de coordinación CAE permite enviar documentos y resumir el estado documental de los trabajadores y la maquinaria con un simple clic, tu gestión gana.

4. ¿Puedes visualizar próximos vencimientos?

Si la plataforma de coordinación CAE elegida no te permite visualizar de manera sencilla los próximos vencimientos de documentación de los trabajadores y la maquinaria, es posible que los errores y olvidos se multipliquen. Por eso mismo, es importante que el software que elijas para tu empresa permita ver de golpe la caducidad de documentos esenciales en la gestión CAE.

5. ¿Cruza los datos de cursos, maquinaria y EPIS en regla de los trabajadores?

No es suficiente con tener toda la documentación ordenada, sino que es igualmente necesario el cruce de esos datos. Lo ideal es elegir la plataforma CAE que desglose toda la información (cursos, EPIS y maquinaría) del trabajador que va a realizar un oficio en concreto.

6. ¿Tiene espacio ilimitado y diferentes idiomas?

Cuando el volumen de trabajo es elevado, es importante acudir a herramientas que posibiliten el archivo infinito de documentos. Si el número de trabajadores también considerable y su procedencia es variada, es necesario proporcionar una navegación accesible para todos los empleados que participan en los proyectos.

7. ¿Permite adjuntar documentos específicos?

Como cada proyecto es diferente, a la hora de elegir una plataforma de coordinación CAE es importante seleccionar una que te permita agregar documentación específica (actas de coordinación, adhesiones a un plan de seguridad o todos los documentos que decidas).

8. ¿Registra el control de acceso y salida de trabajadores?

Otro factor a tener en cuenta al elegir una plataforma de coordinación CAE es si dispone de una funcionalidad que facilite llevar un control del acceso de empleados a las obras. Siempre hay que comprobar que el software permita acceder a la información sobre el control de accesos (entradas y salidas de los trabajadores) al detalle y con casillas para la firma de las subcontratas.

9. ¿Avisa mediante alertas del estado de la gestión documental? Saber si falta documentación, si hay documentación incorrecta o caducada ayuda a tener todo en regla. Si la plataforma CAE elegida avisa mediante alertas de cualquier necesidad documental, es más fácil que la gestión CAE esté siempre al día.

10. ¿Permite el acceso al histórico documental de cada trabajador y empresa? Para que la gestión CAE sea mejor, necesitarás acceder al histórico documental de cada trabajador y empresa. Se trata de la posibilidad de acudir a informes y al resumen documental que elijas de forma sencilla y rápida.

¡Echa un vistazo a nuestra infografía sobre las 10 preguntas críticas para elegir

la plataforma de coordinación CAE correcta!

Con la plataforma de coordinación CAE de Nalanda, la respuesta es “sí”

Todas estas preguntas pueden responderse con un “sí” al elegir la plataforma CAE  de Nalanda para la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales. Es una plataforma es usada por más de 500 contratistas y 55.000 proveedores. La herramienta se encarga de funciones como custodiar y validar la documentación CAE de los subcontratistas. Pero además, avisar de la validez de esos documentos tanto a subcontratistas como contratistas. De esta manera, se genera una relación de confianza y garantía entre todas las empresas de la cadena de suministro. La automatización de procesos ahorra tiempo a los prevencionistas, quienes, además, contarán en todo momento con el apoyo del equipo de expertos documentalistas de Nalanda.

¿Ya has decidido digitalizar la gestión documental del plan de Coordinación de Actividades Empresariales de tu empresa? No dudes en contactarnos y aclarar tus inquietudes sobre cómo implantar una plataforma que dé soporte integral a tu actividad.