Soluciones digitales a las políticas del compliance

El compliance o cumplimiento normativo se ha convertido en una de las exigencias más relevantes hoy en día para las empresas de cierto volumen de negocio y plantilla. En consecuencia, es necesario que dediquen suficientes recursos a esta necesidad de su día a día. A continuación te describimos su importancia. Toma nota.

El compliance como base del trabajo empresarial

Garantizar la legalidad de las gestiones que una firma lleva a cabo en sus jornadas laborales es una obligación que no se puede omitir. Lo es tanto interna como externamente, es decir, tanto en los trámites que realizan los empleados como en las relaciones que la organización mantiene con proveedores o clientes. 

Las TIC y su influencia en el cumplimiento normativo

Sin duda, la implantación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación en las dinámicas empresariales ha supuesto la necesidad de un mayor control en las políticas de cumplimiento legal. 

Unas organizaciones que establecen numerosas relaciones de todo tipo (contractuales, económicas, publicitarias, etc.) con diversos actores no pueden alegar el desconocimiento de las leyes que afectan a estas interacciones. 

En este sentido, las relativas al entorno digital, como la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD o nueva LOPD, como la conocemos popularmente) tienen que ser supervisadas de una manera global. De lo contrario, se pueden cometer infracciones que van a tener consecuencias nefastas para la empresa. Nos referimos sobre todo a sanciones económicas de alta cuantía. 

Por lo tanto, es fundamental anticiparse a estos inconvenientes. Las ventajas en la automatización y rapidez de las relaciones con los clientes y proveedores no se pueden convertir en un terreno desregulado. La inseguridad jurídica resulta perjudicial para los negocios.

En función del volumen de interactuaciones en el ámbito digital que tenga una firma, será más recomendable ampliar las atribuciones, dotándolo de medios materiales y humanos suficientes, del departamento de compliance. Si no puedes afrontar su integración en la empresa, te recomendamos que optes por externalizar su contratación. La delegación en técnicos cualificados va a garantizar que tu empresa cumple con sus obligaciones en el plano digital.

El responsable de cumplimiento

 (compliance officer o manager, en su denominación anglosajona original), por ejemplo, va a controlar que una página web o un comercio electrónico cumpla con las normas básicas de protección de datos personales. Antes de que los medios digitales entraran de lleno en el mundo empresarial, los departamentos de cumplimiento normativo llevaban a cabo una supervisión pormenorizada de los contratos y otros documentos legales que se guardaban en papel.

Si bien los archivos digitales ahorran tiempo y espacio a las firmas, su control, por ser documentos más dispersos y ligeros, puede resultar más complejo. Por eso, vale la pena que las revisiones se lleven a cabo prácticamente en tiempo real, lo que evita tener que enmendarlas a posteriori, lo que siempre resulta más costoso. 

Entre las funciones que van a tener los responsables de cumplimiento, destacamos la de asegurar que no se vulnere la protección de los datos personales. En caso contrario, se podrían recibir las denuncias a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Incluso puede encargarse esta organización de oficio. 

Por eso, te conviene solicitar el consentimiento expreso (no se da por válido el tácito) de manera inequívoca e informar de los tratamientos que se darán a los datos personales. Asimismo, algunas políticas como la de las cookies deben ser notificadas con transparencia. Si tienes un e-commerce, no improvises con la seguridad de las transacciones. Y, por último, asegura que las cláusulas de los contratos digitales sean revisadas detalladamente.

En definitiva, no escatimes en la garantía del cumplimiento del compliance en tus soluciones digitales. Compensa económica y reputacionalmente.