Las mejores prácticas para la gestión de riesgos en la cadena de suministro

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es un proceso que genera un volumen documental que es necesario abordar. Su gran objetivo es blindar la seguridad y salud de los trabajadores de las empresas implicadas, es decir la gestión de los riesgos en la cadena de suministro. Sin embargo, cada vez más prevencionistas denuncian la escasa efectividad del modelo actual según un estudio publicado por el Instituto Regional de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Comunidad de Madrid.

Ante este contexto, un informe de la Agencia Europea de Seguridad y Salud señala a las empresas como principales motores de cambio. Sobre ellas recae la responsabilidad de dar el primer paso y elevar sus exigencias a contratas y subcontratas. Solo así los actores implicados trabajarán juntos por el bien común.

Las compañías necesitan una guía que oriente su actividad. Un código de buenas prácticas que hagan efectiva la gestión del riesgo en la cadena de suministro y se puedan aplicar en cada una de las etapas que integran el ciclo de vida de la gestión de la CAE.

Fases del ciclo de vida de la CAE

El ciclo de vida de la CAE engloba todas aquellas etapas que marcan la relación entre la empresa principal y las contratas y subcontratas con un denominador común: la búsqueda constante de la mejora continua.

Para ello, el ciclo de vida de la CAE consta de varias fases:

1. Planificación
2. Contratación
3. Organización
4. Formación
5. Ejecución
6. Control y seguimiento
7. Mejora continua y CAE efectiva

En primer lugar, la empresa planifica y contrata a una o varias contratas o subcontratas en base a sus necesidades. Posteriormente, establece una coordinación entre los actores implicados y les ofrece formación específica para que puedan obtener unos mejores resultados.

A continuación, la contrata o subcontrata ejecuta el proyecto y, paralelamente, la empresa controla y evalúa su desempeño. Como resultado, todas las partes mejoran su rendimiento gracias a las buenas prácticas que han hecho posible una CAE más efectiva.

Es muy importante conocer y respetar todas estas paradas para que, a continuación, la compañía elija aplicar las prácticas que considere más oportunas de cara a optimizar la gestión del riesgo en la cadena de suministro partiendo de una correcta CAE.

Prácticas para optimizar la gestión del riesgo en la cadena de suministro

Toda compañía que crea en el potencial de mejora de la seguridad y salud de los trabajadores que integran su cadena de servicios y reconozca su responsabilidad dentro de este proceso necesita una guía de buenas prácticas.

Estos principios pueden servir para orientar a la empresa a lo largo de cada una de las fases del ciclo de vida de la CAE y optimizar así la gestión del riesgo de la cadena de suministro. A continuación, se indican las mejores prácticas que hemos analizado e identificado:

• Planificar la CAE que mejor se adapte a sus necesidades: en función del tipo de actividad, contratas y tiempo estimado, entre otros.
• Simplificar la documentación necesaria: evitar los altos volúmenes de documentos al reclamar solo lo necesario a cada proveedor.
• Aprovechar al máximo la gestión de accesos: a través de medidas como diferenciar entre visitantes y empleados para evitar CAEs innecesarias.
• Integra los departamentos de administración y prevención: para ello, condicionar el pago de las contratas a una buena higiene documental.
• Gestión semanal: programar reuniones con las contratas para evaluar sus resultados semana a semana y analizar posibles mejoras de cara al futuro.

Estas actuaciones se pueden complementar con otras, como la comunicación interna y externa de los motivos que explican esta nueva aproximación, confiar en la tecnología y las soluciones especializadas en este tipo de gestiones y aspirar a que las otras empresas creen su propio modelo de cultura preventiva inspiradas por el ejemplo de la compañía.

¡Echa un vistazo a la infografía de Nalanda sobre el camino hacia una gestión de los riesgos en la cadena de suministro más efectiva y el código de buenas prácticas conseguirlo!

Sectores mejor posicionados para aprovechar una CAE más efectiva

Una buena gestión de la CAE es necesaria y obligatoria para cualquier negocio que trabaje con contratas y subcontratas, según el Real Decreto 171/2004. Ahora bien, existen ciertas industrias que pueden sacar especial provecho de ello gracias a la naturaleza de su actividad.

Por su alto volumen de trabajo, las particularidades de cada una de sus contratas o subcontratas y las exigencias que afrontan en su día a día, los sectores mejor posicionados para sacar el máximo provecho de una CAE más optimizada son: Construcción, Energía, Naval, Industria, Mantenimiento, Infraestructuras, Servicios, Turismo, Alimentación.

Tecnología al servicio de las empresas

El éxito de una buena gestión CAE también depende de las herramientas que la empresa utilice. La tecnología ha alumbrado en los últimos años herramientas como las plataformas CAE, una solución software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) que se encarga de la parte documental dentro de la gestión de los riesgos de la cadena de suministro.

Nuestra Plataforma CAE, en este sentido, se ha convertido en una referencia entre este tipo de soluciones. Su labor es la de reclamar, custodiar, verificar y validar la documentación de la empresa, trabajadores y máquinas subcontratados. Además, los sistemas de control de accesos también están perfectamente integrados en la plataforma vía smartphone, lector QR y torno. Así, favorece sinergias entre los departamentos implicados al condicionar el pago de las subcontratas a cierto nivel de higiene documental.

Se trata, en definitiva, de un instrumento muy útil en un mundo cada vez más interconectado. Es una herramienta que ahorra tiempo, costes y riesgos para que las empresas se puedan dedicar a lo que realmente hacen bien: dirigir su negocio.