Cómo digitalizar un informe de evaluación de riesgos

Digitalizar un informe de evaluación de riesgos laborales permite a una organización identificar, analizar y valorar las amenazas que puedan afectar a sus trabajadores. La Ley de PRL plantea que este tipo informe debe actualizarse periódicamente para adaptarse a los cambios. Y el hacer este trabajo con un software adecuado permite que esté siempre renovado y al día, reduciendo la carga de trabajo de los responsables de su realización.

¿Cuáles son los pasos que debe incluir un informe de evaluación de riesgos laborales?

1. Descripción de la Empresa y de sus objetivos estratégicos. Tipo de organización, actividad, ámbito de actuación, objetivos estratégicos, procedimientos, normativa a la que está sujeta, etc.

2. Procedimiento de identificación de los riesgos operacionales. Los técnicos en riesgos laborales, junto a los delegados de prevención, visitan las instalaciones, se entrevistan con el personal, e identifican los posibles riesgos.

• Manipulación manual de cargas
• Conducción de vehículos (riesgos in itínere e in misión)
• Fuerza / Posturas / Repetitividad
• Exposición al ruido, iluminación y condiciones térmicas
• Maquinaria e instalaciones
• Carga mental y factores psicosociales
• Ergonomía del puesto de trabajo
• Exposición a riesgos químicos, biológicos o ambientales

3. Evaluación específica de los riesgos. Una vez identificados los riesgos se procede a su evaluación  cuantitativa y cualitativa. La evaluación de riesgos se puede realizar a través de las guías editadas por el INSST y por otros organismos. A partir de esta evaluación se obtiene el riesgo inherente a la actividad, sus consecuencias (ligeramente dañinas, dañinas o severamente dañinas) y la probabilidad de que ocurra un siniestro (alta, media o baja).

Distintos tipos de evaluaciones

Evaluaciones periódicas. En ellas se pretende comprobar que no se han producido cambios en las condiciones de trabajo evaluadas (y “aprobadas”) en la evaluación anterior y que el trabajo se efectúa según lo establecido.

Evaluaciones ocasionales. Son las que deben realizarse con ocasión de: un accidente (o incidente potencialmente grave), o un resultado “negativo” en un control técnico o médico. La evaluación debe centrarse en el riesgo que tal circunstancia ha puesto de manifiesto.
También pueden hacerse tras la creación o modificación sustancial de un puesto de trabajo, por un cambio normativo, una mejora metodológica o una información técnica o científica que haga necesario o conveniente revisar la evaluación.

Evaluaciones de “comprobación. Son necesarias siempre que se hayan adoptado medidas para la eliminación o reducción de los riesgos, al objeto de verificar la eficacia de las mismas.

El informe de la evaluación de un puesto debe especificar quién lo ha hecho (el técnico), cuándo, qué, cómo y por qué se ha realizado, y los resultados y conclusiones en los que se fundamentará la planificación.

Digitalizar un informe de evaluación de riesgos simplifica la gestión de la PRL

Toda esta información se introduce en un software colaborativo que almacena los datos y permite gestionarlos en tiempo real liberando a los responsables de la gestión preventiva de excels y papeles, permitiendo su acceso a la información desde cualquier dispositivo.

El siguiente paso es analizar este informe para tomar decisiones e implementar acciones efectivas que prevengan la materialización de estos riesgos. Dichas acciones serán objeto de planificación, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución.

Y por supuesto, a partir de esta evaluación debe informarse a los trabajadores para que tengan un mejor conocimiento, tanto del alcance de los riesgos derivados del trabajo como de la forma de prevenirlos y evitarlos.

Además, un paso muy importante es realizar controles periódicos eficaces en función de las normativas, del plan de continuidad de negocio, de las variaciones que haya podido haber en los puestos de trabajo o en la actividad de la propia organización. También en estas labores será de gran ayuda que el informe de evaluación esté digitalizado.

El resultado de esta etapa es elaborar una matriz de riesgos en la que figura el riesgo inherente y el riesgo residual. Esta información se traducirá en planes de acción, con los que se trata de reducir la probabilidad y los impactos de los riesgos.

En los últimos puntos del informe de gestión de riesgos se contempla la supervisión y auditoría externa. Muchas empresas están obligadas a la implementación de la gestión de riesgos y, por tanto, tienen supervisores que revisan todo este proceso. 

El resumen final obtenido con el desarrollo del informe de gestión de riesgos es plasmado en unas conclusiones y recomendaciones. Estas han de ser trasladadas a los órganos de dirección de la compañía por parte del Área de Gestión de Riesgos o el Gerente de Riesgos.

Y en todo este proceso será de gran ayuda digitalizar el informe de evaluación de riesgos y utilizar herramientas colaborativas. Ello simplificará las tareas y optimizará la gestión de todas las personas que participan en este proceso.